KOMUNIKASI BISNIS 09 UT SEMESTER 8

       (Sumber : BMP Komunikasi Bisnis, Dr. Yosal Iriantara)

Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut:

1.      Pengembangan gagasan utama.

Langkah pertama adalah merumuskan gagasan utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh berikut ini :

Peningkatan permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM. 

2.      Membuat kerangka.

Dengan  gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh kerangka presentasi lihat di bawah ini :     

                   

                        KOMPETITOR BARU MERAMAIKAN

                        BISNIS FAST-FOOD

                       

                        Tujuan:  Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.

                              I.    Pembukaan: perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini.

                        II.   Toko-toko swalayan terkemuka semakin menunjukkan ancamannya.

§  Toko-toko swalayan terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78          milyar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat pertumbuhan       penjualannya mencapai 15%/tahun.

§  Dua toko swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store   mengembangkanmakanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs      dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store berhasil melakukan       eksperimen untuk pengembangan restoran fast-food yang self-service.

§  Sementara banyak toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan            rencana membuka restoran fast-food dan uji-coba untuk keperluan ini sedang berlangsung.

                        III. Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang menarik konsumen.

                        IV. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh promosi periklanan.

                        V.   Kesimpulan: Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita    untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji      ini        tetap dapat menghasilkan uang.

Dalam membuat perencanaan presentasi ini, kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif. Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125 kata/menit.

Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita juga memperhitungkan gaya presentasi kita.  Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk peristiwa penting.

Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh khalayak.

Pertama-tama kita melihat dua jenis alat bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami kalau dinyatakan secara lisan.

Namun kita harus waspada, penggunaan alat bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di bawah ini:

§    Pastikan semua khalayak dapat melihat dengan baik

§    Berikan kesempatan kepada khlayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian.

§    Batasi setiap alat bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.

§    Jangan menyampaikan sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi.

§    Jangan membaca teks yang divisualisasikan kata demi kata.

§    Ketika selesai membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi tersebut.

Sekarang kita akan membahas medium yang tepat untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari alternatif berikut ini:

§  Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.

§  Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.

§  Overhead projektor (OHP). Alat bantu yang paling umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang. Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan presentasi bisnis.

§  Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang yang relatif gelap.

§  Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.

Secara umum penggunaan alat bantu audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling tepat dalam melakukan presentasi.

Dalam hal penggunaan media atau medium presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan saja. 

Bila presentasi kita menggunakan alat bantu seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila menggunakan LCD projector karena akan menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting saja.

Kita lihat gambar berikut:

Gambar : Slide untuk Presentasi dengan menggunakan PowerPoint LCD Projector

Sumber: Presentasi “Filosofi Pendidikan Politeknik” oleh Dr.Ir. Bambang Boediono, ME

Kita bisa melihat pada Gambar  itu, hanya butir-butir pokok saja yang ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.

       Selanjutnya, setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi seperti berikut ini.

Metode Presentasi

Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini :

-          Memori. Janganlah Anda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.

-          Membaca. Bila kita mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan melembutkan suara.

-          Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal-  hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut. Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut atau beralih ke pokok bahasan lain.

-          Berbicara impromtu. kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan, tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.

Menjawab Pertanyaan

Dalam presentasi tentu saja ada biasanya selalu disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan  presentasi yang dibangun dengan semangat dialog dan intearktif. Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang diajukan khalayak presentasi kita:

a.       Jawab pertanyaan dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami pertanyaan yang diajukan. 

b.      Jangan biarkan khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain yang duduk di bagian lain ruang presentasi.

c.       Menjawab tanpa emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.

      Sedangkan Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:

a.       terima pertanyaan dari seluruh khalayak

b.      simak pertanyaan khalayak drengan seksama

c.       batasi jumlah pertanyaan khalayak

d.      berikan jawaban yang berkualitas

e.       fokuskan jawaban sesuai topik utama

      Selanjutnya, kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti berikut :

a.       Menunjukkan kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu     kita harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c) memperlihatkan kemampuan.

b.      Raih kepercayaan khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap  jujur dan tidak memihak.

c.       Menekankan kesamaan dengan khalayak.

d.      Meningkatkan imbauan Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.

e.       Memperlihatkan ketulusan.

Hal lain yang penting kita perhatikan adalah saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang kelihatannya sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita. Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:

a.             jaga kontak mata dengan khalayak,

b.            berbicara dengan jelas dan tegas,

c.             jangan berbicara terlampau cepat,

d.            pastikan suara Anda dapat didengar semua orang,

e.             berbicara dengan gaya asli Anda sendiri,

f.             berdiri tegak,

g.            gunakan gerak-gerik yang alami,

h.            jawab pertanyaan dengan penuh kesabaran, dan

i.              jaga perasaan Anda ketika menghadapi kritik.

Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:

1. pendengar kita adalah orang yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
2. kebutuhan pendengar haris lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
3. seorang penyaji bertugas melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang dibutuhkan oleh pendengar
4. terkadang penyaji harus mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni berbicara.

UNTUK TUGAS BISA WA 081902465337

KOMUNIKASI BISNIS 09 UT SEMESTER 8

 (sumber : BMP KOMUNIKASI BISNIS , Dr. Yosal Iriantara )

 Presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting dalam berbagai kegiatan hidup manusia. Mulai dari yang paling sederhana, seperti presentasi yang dilakukan seorang anak yang ingin dibelikan laptop karena sudah mulai menulis skripsi pada ayahnya sampai dengan yang membutuhkan persiapan baik seperti presentasi yang dilakukan sorang penemu pada sebuah konvensi ilmiah internasional.

       Presentasi kita lakukan pada dasarnya untuk mengkomunikasikan gagasan, pemikiran atau informasi kepada orang lain. Gagasan, pemikiran atau informasi itu bisa bersifat bisnis, sosial, keagamaan atau apa pun juga. Intinya, kita menyampaikan sesuatu pada orang lain dengan tujuan tertentu. Kenapa “sesuatu” itu kita sampaikan, karena dalam pandangan kita bisa membawa manfaat atau kebaikan bagi diri kita dan orang lain.

      Oleh karena itu, presentasi merupakan bagian penting dalam kehidupan manusia. Begitu juga dalam kegiatan bisnis, presentasi merupakan salah satu bentuk komunikasi yang penting. Orang mempresentasikan produk, sistem kerja, gagasan baru dalam pemecahan masalah, penjualan produk, pemasaran barang dan jasa atau paparan temuan riset pasar merupakan kegiatan yang lazim dilakukan dalam komunikasi bisnis. Siapa pun yang terlibat dalam kegiatan bisnis atau organisasi bisnis pasti akan melakukan presentasi.

       Hanya saja, kini muncul kesan, presentasi itu dipersempit maknanya. Baru disebut presentasi bila kita menyampaikan sesuatu dengan menggunakan perangkat bantu presentasi seperti overhead projector atau laptop yang dihubungkan dengan LCD

Sedangkan Anjali (2007:36-39) menyebutkan ciri-ciri presentasi yang membedakannya dari jenis-jenis pembicaraan lain seperti pidato atau pemaparan publik (public expose) adalah sebagai berikut:

1. Biasanya dilakukan secara formal
2. Biasanya disusun secara matang dan terencana
3. Biasanya sudah ditentukan waktu, tempat dan materinya
4. Biasanya dibantu oleh alat-alat peraga ataun alat-alat bantu presentasi
5. Biasanya dipandu oleh seorang pemandu atau moderator
6. Biasanya menghendaki adanya pihak lain sebagai sasaran presentasi
7. Biasanya diikuti dengan sesi tanya jawab
8. Biasanya memiliki tujuan dan taget tertentu

“mengapa harus melakukan presentasi?” Jawaban atas pertanyaan ini tidak bisa dilepaskan dari fungsi dan tujuan komunikasi. Fungsi komunikasi bisa disebutkan secara sederhana yakni informatif yaitu menyampaikan informasi, edukatif yaitu menyampaikan pendidikan, dan hiburan yakni orang merasa terhibur dengan materi komunikasi yang kita sampaikan. Sedangkan tujuannya tentu seperti tujuan komunikasi pada umumnya yaitu mengubah atau meneguhkan pengetahuan, sikap, pendapat dan perilaku khalayak komunikasi. Pada bagian berikutnya dari modul ini kita akan membahas lebih mendalam tentang tujuan presentasi ini.

       Untuk sementara ini, kita akan melihat manfaat praktis saja dari presentasi. Kita bisa membandingkan dengan penyajian informasi melalui laporan. Pada umumnya, meski disediakan rangkuman eksekutif, laporan itu cukup tebal. Orang perlu menyediakan waktu cukup banyak untuk bisa menangkap makna dan maksud laporan. Presentasi laporan akan sangat memudahkan orang untuk memahami laporan. Melihat tebalnya laporan saja, banyak orang yang merasa enggan membacanya apalagi mencermati isinya. Apalagi bila ada bagian yang tidak bisa kita pahami, kita tak bisa bertanya langsung pada penulis laporan. Berbeda dengan presentasi, orang yang tak paham bisa langsung bertanya pada penyajinya.

      Namun untuk membantu memudahkan pemahaman khalayak atas apa yang kita sajikan dalam presentasi, tentunya kita perlu mengorganisasikan pesan dengan cara tertentu. Kita bisa melihat tahapan-tahapan yang juga mencerminkan langkah-langkah yang perlu kita lakukan manakala kita hendak melakukan presentasi.

Langkah-langkah Penyusunan Materi Presentasi

PERENCANAAN	PENGORGANISASIAN DAN KOMPOSISI	REVISI
1. Merumuskan tujuan     Menetapkan tujuan     Memilih gaya dan nada	4. Mengorganisasikan pesan	6. Mengedit dan menulis-ulang pesan
2. Menganalisis khalayak	5. Komposisi pesan	7. Menyusun dan mengoreksi pesan
3. Memilih saluran dan media komunikasi

Adapun sistematika umum dalam menyusun pesan untuk presentasi adalah sebagai berikut: 

1. Pendahuluan

Bagian ini pada umumnya hanya untuk mencairkan suasana. Kita bisa memperkenalkan diri atau menyampaikan guyonan. Bagian ini penting, karena pada bagian inilah kita berusaha memotivasi orang untuk mengikuti presentasi sesuai dengan tujuan presentasi kita. Kita menyamapakan tujuan dengan khalayak. Oleh karena itu, biasanya pada bagian ini dikemukakan hal-hal yang kiranya penting untuk diketahui khalayak. Beberapa hal yang biasanya dikemukakan adalah:

-      perkenalan diri

-      pentingnya apa yang kita uraikan

-      manfaat yang bisa diperoleh khalayak

-      konsekuensi bila presentasi ini dilewatkan

2. Isi

Ini merupakan bagian terpenting dari presentasi. Karena inilah bagian tempat kita menyampaikan pokok bahasan. Ada baiknya, kita menentukan terlebih dulu pokok bahasan yang hendak disampaikan, sehingga isi pembahasan tidak melantur. Kita tetap fokus pada apa yang hendak kita sampaikan.

3. Penutup

Bagian ini biasanya berisikan kesimpulan dan ucapan terima kasih. Di samping itu, pada bagian penutup ini selain menyimpulkan orang juga bisa membuat himbauan atau ajakan untuk bertindak.

          Kini, kita membahas jenis-jenis presentasi. Pengenalan jenis-jenis

          Presentasi ini akan memudahkan Anda mengetahui tujuan, cara 

          mempersiapkan dan menganalisis khalayaknya. Sudah barang tentu, isi 

          presentasinya pun akan berbeda bila jenis presentasi yang disampaikan 

          berberda pula. Secara umum dapat disebutkan jenis-jenis presentasi itu 

          adalah briefing, rapat orientasi, program pelatihan dan laporan penelitian.

          Untuk jenis-jenis presentasi ini dan contoh-contohnya, lebih jelasnya 

          dapat kita lihat tabel di bawah ini:

3 tujuan presentasi ini, yakni untuk:

1. Memotivasi atau menghibur. Bila Anda berusaha memotivasi atau menghibur khalayak, biasanya Anda harus banyak bicara. Misalnya saja ketika Anda diminta untuk menyampaikan sepatah-dua patah kata untuk menghormati para pegawai yang       pensiun. Anda mungkin akan memberikan komentar yang menunjukkan perhatian dan apresiasi terhadap mereka dan menggambarkan betapa besarnya sumbangan yang diberikan para pensiunan itu terhadap organisasi/lembaga bisnis Anda.
2. Menginformasikan atau menganalisis. Kalau Anda bertujuan menginformasikan atau menganalisis situasi, maka secara umum Anda dan khalayak akan berinteraksi. Pada dasarnya ini sama dengan sekelompok orang yang mengadakan rapat untuk mendengarkan persentasi lisan, lalu di antara khalayak saling memberi komentar.
3. Mempersuasi atau kolaborasi. Kebanyakan interaksi ini terjadi bila 

     Anda bertujuan untuk mempersuasi orang lain melakukan tindakan 

     tertentu atau mengajak orang lain berkolaborasi untuk memecahkan 

     masalah. Dalam hal ini Anda umumnya harus terlebih dahulu 

    menyampaikan data dan fakta untuk  meningkatkan pemahaman khalayak 

     atas permasalahan yang dibicarakan. Lalu Anda menyatakan argumentasi

     yang mendukung kesimpulan atau rekomendasi yang Anda tawarkan.

     Sebagai tambahan Anda pun       meminta khlayak untuk berpartisipasi

     dengan menyatakan kebutuhan, saran, pemecahan, perumusan 

     kesimpalan, dan rekomendasi. Karena Anda melakukan persetasi 

     persuasif dan kolaboratif yang melibatkan khalayak untuk aktif, maka 

     Anda relatif sedikit bisa mengontrol materi persetasi Anda sehingga Anda 

     harus cukup fleksibel dalam menyesuaikan diri dengan masukkan baru 

     dan reaksi yang tak terduga       

 BAGI YANG INGIN MENAYAKAN TUGAS BISA WA 081902465337

KOMUNIKASI BISNIS 09 UT SEMESTER 8

( sumber : Komunikasi Bisnis, Drs. Djoko Purwanto, M.B.A.)

Memahami Budaya  dan Perbedaanya

Indonesia dikenal sebagai Negara yang kaya akan berbagai sumberdaya alam dan aneka budaya yang tumbuh dan berkembang diseluruh penjuru tanah air dari sabang sampai Merauke. Oleh karena setiap daerah memiliki budaya yang tumbuh dan berkembang di daerahnya.

Definisi Budaya

Menurut Hofstede, budaya diartikan sebagai pemograman kolektif atas pikiran yang membedakan anggota-anggota suatu kategori orang dari kategori lainnya. Dalam hal ini yang menjadi kata kunci budaya adalah pemograman kolektif  yang menggambarkan suatu proses yang mengikat setiap orang segera setelah kita dilahirkan ke dunia ini.

Menurut Bovee dan Thil budaya adalah system sharing atas symbol-simbol, kepercayaan, sikap, nilai-nilai, harapan dan norma-norma untuk berperilaku. Dalam hal ini semua anggota dalam budaya memiliki asumsi-asumsi yang serupa tentang bagaimana seorang berpikir, berperilaku dan berkomunikasi, cenderung untuk melakukannya berdasarkan asumsi-asumsi tersebut.

Komponen Budaya

Dalam bidang antropologi, menurut Cateora, budaya memiliki beberapa elemen yaitu :

1. budaya material,
2. lembaga sosial
3. system kepercayaan,
4. estetika
5. bahasa.

Mengenal Perbedaan Budaya

Dalam kehidupan sehari-hari orang akan selalu berhubungan dengan orang lain yang memiliki latar belakang budaya dan bahasa yang berbeda . Disamping itu juga perbedaan dalam hal suku , agama, ras/etnis, pendidikan, usia, pekerjaan, status dan jenis kelamin. Perbedaan berbagai latar belakang budaya akan berpengaruh terhadap bagaimana seseorang mengirim, menerima, dan menafsirkan pesan-pesan kepada orang lain. Perbedaan budaya dapat dilihat dari :

• Nilai social
• Peran dan status
• Kebiasaan pengambilan keputusan
• Sikap terhadap waktu
• Penggunaan ruang/jarak
• Konteks budaya
• Bahas tubuh
• Hokum
• Perilaku etis
• Perbedaan budaya perusahaan

Komunikasi Dengan Orang Berbudaya Asing

1. Belajar tentang budaya

            Ketika anda berkeinginan untuk keluar negeri, anda harus siap menghadapai  

            budaya  yang sama sekali berbeda dengan budaya anda.

2. Mengembangkan keterampilan komunikasi lintas budaya

Beberapa petunjuk yang diperlukan seseorang ketika berhubungan dengan orang lain yang memiliki budaya berbeda :

• Asumsikan berbeda hingga suatu persamaan telah terbukti
• Berani mengambil tanggungjawab saat berkomunikasi
• Tidak memberi pendapat
• Tunjukkan suatu penghargaan
• Empati
• Menahan sikap ambiguitas/mendua
• Dsb.
2. Negoisasi Lintas Budaya

Orang dari budaya yang berbeda seringkali mempunyai pendekatan bernegosiasi yang berbeda dan tingkat toleransinya untuk suatu ketidaksetujuan juga bervariasi.

   

 BAGI YANG INGIN TANYA MASALAH TUGAS BISA WA 081902465337

KOMUNIKASI BISNIS 09 UT SEMESTER 8

(sumber : Komunikasi Bisnis , Drs. Djoko Purnomo, MBA)

Hubungan Komunikasi

Untuk mencapai tujuan suatu organisasi, diperlukan adanya suatu proses komunikasi yang dapat mentransfer pesan-pesan dari pengirim ke penerima pesan. Secara umum komunikasi mempunyai dua fungsi penting dalam organisasi  yaitu :

1. komunikasi memungkinkan orang-orang untuk saling bertukar informasi
2. komunikasi membantu menghubungkan sekelompok anggota dalam organisasi yang terpisah dari anggota lainnya.

Umumnya organisasi sangat tergantung pada komunikasi untuk mencapai tujuannya.

Berikut adalah kegiatan organisasi yang berkaitan dengan pertukaran informasi :

1. Menetapkan tujuan
2. Membuat dan melaksanakan keputusan
3. Mengukur prestasi kerja
4. Merekrut dan mengembangkan staf
5. Pelayanan pelanggan
6. Negoisasi dengan Pemasok
7. Membuat produk
8. Berinteraksi dengan peraturan yang ada

Pola Komunikasi

Secara umum pola komunikasi dapat dibedakan ke dalam saluran komunikasi formal dan saluran komunikasi non formal. Yang dibahas dalam komunikasi formal adalah :

1. Komunikasi dari atas ke bawah
2. Komunikasi dari bawah ke atas
3. Komunikasi horizontal
4. Komunikasi diagonal
5. Keterbatas komunikasi formal

Saluran Komunikasi Informal

Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi tanpa mempedulikan jenjang hierarkhi , pangkat dan kedudukan /jabatan dapat berkomunikasi secara luas, meskipun hal yang diperbincangkan bersifat umum, seperti mengobrol tentang keluarga, humor atau sinetron dsb.

Cara Mengelola Komunikasi

Dua hal yang perlu diperhatikan dalam hal mengelola komunikasi, pertama bagaimana menagani pesan-pesan yang bersifat rutin, kedua bagaimana menangani krisis komunikasi.

Komunikasi yang merupakan keterkaitan antara individu-individu dengan organisasi mempunyai peranan yang cukup penting bagi berjalannya fungsi-fungsi dalam suatu organisasi. Beberapa kegiatan organisasional  yang ada dalam suatu organisasi mencakup penentuan tujuan, pengambilan keputusan, pengukuran hasil kerja, pengembangan staf, keterkaitan dengan konsumen, negosiasi dengan pemasok, menghasilkan produk, dan interaksi dengan peraturan yang ada.

Meningkatkan keterampilan Komunikasi

Beberapa keterampilan khusus yang diperlukan dalam komunikasi bisnis :

1. membaca
2. mendengar
3. percakapan menarik
4. wawancara
5. berdiskusi dengan kelompok-kelompok kecil
6. berpidato dan presentasi
7. menulis surat, memo, dan laporan

Selamat berdiskusi, semoga inisiasi ini akan menambah manfaat bagi Anda sekalian dan sebagai bahan untuk berdiskusi....salam

 BAGI YANG INGIN TANYA MASALAH TUGAS WA 081902465337