INISIASI 5
Aktivitas pendapatan, pengeluaran,
produksi, dan keuangan merupakan hal yang rutin dalam organisasi bisnis. Pada
inisiasi 5 ini, kita akan membahas aplikasi-aplikasi siklus pendapatan,
pengeluaran,
produksi,
dan keuangan
yang menekankan pada konsep independensi organisasional (pemisahan fungsi)
dalam perencanaan sistem aplikasi.
1. Aplikasi-aplikasi Siklus Pendapatan
Ada dua sistem
aplikasi siklus pendapatan : pemrosesan order penjualan dan piutang dagang.
Berikut ini penjelasan mengenai aplikasi tersebut :
1)
Pemrosesan order penjualan
Sistem
aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur penerimaan dan pengiriman
order pelanggan serta menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk,
pelayanan, dan penilaian. Gambar berikut mengilustrasikan diagram arus data
(DFD) sistem aplikasi order penjualan
:
|
KUNCI ARUS DATA
|
|
1.
Order
2.
Order
Penjualan
3.
Order
Penjualan Disetujui
4.
Order
Pengiriman
5.
Slip
Pengepakan
6.
Memo
Penagihan
7.
Nota
Pengiriman
|
8.
Pengiriman
9.
Nota
Pengiriman
10.
Faktur
11.
Memo
Pemindahbukuan
12.
Voucher
Jurnal
13.
Pengendalian
Total
14.
Rincian
lengkap
|
Bagan arus
analitis dibawah ini mengilustrasikan sistem order dan penagihan yang terpisah
di mana order pelanggan dipenuhi oleh persediaan produk jadi.
Seperti yang
tampak pada gambar diatas, terdapat beberapa fungsi dari bagan arus analitis,
yaitu fungsi order penjualan, piutang dagang, penagihan bagian billing, produk
jadi dibagian gudang dan bagian pengiriman dengan pengawasan barang.
Beragam
hubungan antar fungsi pengorderan, penagihan dan pengiriman. Pertimbangan
utamanya adalah penyiapan faktur yang lengkap. Ada beberapa jenis penagihan,
diantaranya : pra-penagihan lengkap, sistem pengorderan dan penagihan terpisah,
dan pra-penagihan tidak lengkap.
Pra-penagihan
lengkap mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui sebelum
penyiapan faktur, dan mengharuskan adanya beberapa dokumen ysng didistribusikan
bolak-balik mengenai masalah-masalah persediaan. Sistem pengorderan dan
penagihan terpisah, mengisyaratkan order pengiriman dalam sistem ini disajikan
terpisah dari faktur. Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim.
Sedangkan jenis pra-penagihan adalah sama seperti pengorderan dan penagihan
terpisah, perbedaan satu-satunya adalah faktur disiapkan oleh departemen order
penjualan dan bukan dengan order penjualannya saja, dan dilengkapi seusia
dengan kejadiannya.
Dibawah ini
contoh dari faktur :
2)
Sistem Piutang Dagang
Piutang dagang
adalah uang yang terutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau
jasa yang kita berikan kepadanya. Terdapat dua pendekatan dasar dalam sistem
aplikasi piutang dagang, yaitu pemrosesan akun terbuka dan pemrosesan saldo.
KUNCI ARUS DATA
|
|
1.
Nota
pengiriman uang
2.
Pengendalian
total
3.
Memo
retur penjualan
4.
Nota retur
penjualan
5.
Memo
kredit
6.
Memo
penghapusan
7.
Nota
penghapusan
8.
Neraca
saldo umum piutang
|
9.
Jurnal
tanda bukti
10.
Pengendalian
total
11.
Daftar
akun tak bernilai
12.
Laporan-laporan
13.
Total
penghapusan
14.
Konfirmasi
penghapusan
15.
Memo
penghapusan
|
Berikut ini
merupakan ilustrasi bagan arus dokumen dalam sistem aplikasi piutang dagang :
1.
Penerimaan
kas
Slip nota
pengiriman uang pelanggan dikirimkan oleh departemen penerimaan kas ke
departemen piutang dagang untuk dibukukan.
2.
Buku Besar
Bagian buku
besar akan membuat akun pengendalian piutang dagang. Debit dan kredit dibukukan
ke akun pengendalian piutang dagang dari jurnal tanda bukti pengendalian total
yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas.
3.
Pengembalian
dan potongan penjualan
Pengembalian
dan potongan penjualan umumnya
memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan timbul apabila terjadi kerusakan
barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dan sejenisnya, dimana
pelanggan dan penjual sepakat untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan
4.
Penghapusan
piutang dagang
Fokus utama
prosedur penghapusan piutang dagang adalah analisis saldo yang jatuh tempo,
yang umumnya dilakukan dengan membuat umur piutang.
Setiap
organisasi mendefinisikan sistem aplikasi sesuai dengan kebutuhannya sendiri.
Organisasi besar mungkin memiliki beberapa subsistem aplikasi khusus dalam
sistem aplikasi piutang dagang dan penjualan.
2. Aplikasi-aplikasi Siklus Pengeluaran
Siklus
pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang yang
digunakan untuk menjalankan operasi, mencakup perolehan barang untuk dijual
kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan dan
perolehan aktiva serta peralatan. Berikut dua aplikasi siklus pengeluaran yang
penting, yaitu pembelian
dan penggajian.
A. Pembelian
Sistem aplikasi
pembelian mencakup lima fungsi dasar, yaitu :
1.
Seseorang
bukan karyawan departemen pembelian menentukan bahan-bahan yang dibutuhkan yang
nantinya permintaan disajikan dan disahkan
2.
Tender
dikeluarkan, pemasok dipilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen
pembelian
3.
Pada saat
bahan diterima, laporan penerimaan dibuat oleh departemen penerimaan.
4.
Rincian
faktur yang diberikan kepada pemasok dibandingkan dengan order pembelian dan
laporan penerimaan.
5.
Cek
disiapkan dan dikirim ke pemasok, dan semua dokumen sebelumnya dibatalkan untuk
menghindarkan kemungkinan pembayaran ganda.
Berikut
diagram arus data (DFD) sistem aplikasi pembelian :
KUNCI ARUS DATA
|
|
1. Permohonan
2. Pemberitahuan
3. Order
pembelian
4. Nota
pembelian
5. Nota
penerimaan
6. Pengiriman
7. Komfirm
penerimaan sesuai/tidak
|
8. Laporan
Penerimaan
9. Pemberitahuan
Penerimaan
10. Faktur
11. Faktur
disahkan
12. Paket
tanda-tanda bukti
13. Pembayaran
|
Prosedur
penerimaan harus mencakup perhitungan barang yang diterima dan penyajian
laporan penerimaan yang diterima harus sesuai dengan yang tercantum dalam order
pembelian dan kemudian menyejikan laporan penerimaan atas kuantitas yang
diterima. Rangkapan laporan penerimaan harus dilampirkan pada saat pemindahan
barang ke gudang.
Beberapa hal
yang harus dicatat dari sistem aplikasi pembelian adalah :
1.
Departemen
pembelian tidak mengontrol barang-barang yang ada maupun pembelian ang telah
terdokumentasi dan akan dibayarkan.
2.
Departemen
penerimaan terpisah dari penanganan akhir atas barang-barang yang dibeli.
Pengesahan penerimaan dan penanganan diperlukan sebelum pembayaran diotorisasi
3.
Departemen
utang dagang hanya menangani dokumen-dokumen dan tidak boleh menerima barang
atau uang
4.
Permintaan
pembelian harus ditelaah secara independen di luar departemen pembelian dan
tugas tersebut diserahkan ke bagian utang dagang.
Secara
sederhana, dokumentasi pemeblian harus meyakinkan bahwa order-order pembelian
telah diterima dan sesuai dengan yang diharapkan. Order pembelian, laporan
penerimaan, dan sebagainya merupakan alat pengendalian pembelian, tetapi bukan
aplikasi pembelian itu sendiri. Pembeli harus meminta tender yang kompetitif
melalui formulir permintaan penawaran. Pemilihan pemasok tidak selalu
didasarkan pada tender dengan biaya terendah.
Berikut empat
langkah dalam memilih pemasok, yaitu :
1.
Mengidentifikasikan
dan buat daftar faktor-faktor yang akan dievaluasi
2.
Memberikan
bobot pada setiap faktor, berdasarkan arti penting dan objektivitasnya
3.
Membuat
ranking setiap pemasok, dengan menggunakan skor dengan rentang skala 1 sampai 10
4.
Menjumlahkan
evaluasi individual dengan mengalikan ranking skor faktor-faktor dengan
bobotnya kemudian dijumlahkan seluruh evaluasi dengan menambah seluruh skor
yang timbul.
B. Penggajian
Berikut
diagram arus data (DFD) sistem aplikasi penggajian :
KUNCI ARUS DATA
|
|
1.
Otorisasi
2.
Ikhtisar kartu jam kerja
3.
Kartu jam kerja
4.
Laporan jam kerja
5.
Register penggajian
6.
Cek pembayaran
7.
Cek bukti pembayaran
|
8.
Bukti-bukti pembayaran
9.
Jurnal bukti pembayaran
10.
Cek pembayaran
11.
Cek voucher
12.
Transfer kas
13.
Rekening koran
14.
Pencatatan gaji
15.
Pengarsipan data
|
Beberapa
catatan pentingdalam sistem penggajian, yaitu :
1.
Penggunaan
akun cek pembayaran gaji impres dibuat tersendiri untuk memudahkan rekonsiliasi
2.
Rekonsiliasi
independen terhadap rekening koran akun gaji
3.
Penggunaan
independent paymaster. Orang yang
mendistribusikan pemabayaran harus terpisah dari kepegawaian, pencatat jam
kerja, dan penyiapan penggajian.
Beberapa file
harus dibuat dalam sistem penggajian, informasi data pegawai seperti nama,
alamat, besar gaji, dan potongan gaji adalah penting dalam penggajian. File-file
yang berkaitan dengan pelaporan kepada pemerintah, tabel-tabel pajak yang
digunakan dalam pemrosesan, perencanaan pensiun, perencanaan pengobatan, dan
perencanaan lainnya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung
prosedur penggajian.
Operasi besar
memiliki banyak subsistem aplikasi khusus dalam siklus pengeluarannya. Setiap
subsistem ini dalam pemrosesan data, menggunakan formulir dan
dokumentasi-dokumentasi lainnya serta membutuhkan pemisahan tugas dan
pengendalian-pengendalian untuk menyakinkan operasi berjalan lancar.
3. Aplikasi-aplikasi Siklus Produksi
Pengendalian produksi,
pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi properti/kepemilikan
merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan-perusahaan
manufaktur. Berikut beberapa keterangan mengenai arus transaksi yang diperlukan
untuk mendukung fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, dan produksi tepat
waktu guna.
KUNCI ARUS DATA
|
|
1.
Penjualan
tunai
2.
Slip
penjualan
3.
Copy
slip penjualan
4.
Penerimaan
penjualan
5.
Barang
dikeluarkan
6.
Jurnal
voucher
7.
Tabel
pengendalian penjualan tunai
|
8.
Penerimaan
kiriman
9.
Cek
10.
Nota
pengiriman uang
11.
Pengendalian
total penerimaan
12.
Jurnal
voucher
13.
Penyetoran
(deposit)
14.
Slip
setoran
15.
Rekening
koran
|
A. Pengendalian produksi
Pengendalian
produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan
produksi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya secara optimal.
Kebutuhan-kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar
kegiatan utama
Klasifikasi
proses atau departemen daat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau
tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi
biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. Sistem akuntansi
biaya meliputi pengendalian produksi maupun persediaan dan keduanya berkaitan
dengan masukan/order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur-prosedur
pembelian.
B. Pengendalian persediaan
Pengendalian
persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan
yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan
tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan
prosedur-prosedurnya harus ditetapkan.
Penentuan
titik order-ulang mensyaratkan dilakukannya analisis permintaan produk, biaya
set-up pengorderan atau produksi, lead
time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya
yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian
penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien.
C. Produksi Just-in-time
(JIT)
Merupakan
istilah yang digunakan untuk menjelaskan sistem produksi dimana barang-barang
hanya diproduksi sesuai kebutuhan operasi mendatang. Persediaan digunakan sebagai
cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan
menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang
menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap tahap produksi. Produksi JIT
juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Persediaan diminimalkan,
produksi yang cacat harus segera dikoreksi agar alur produksi yang konstan
tetap terjaga secara tepat waktu sampai ke pemasok..
Aplikasi-aplikasi
akuntansi kekayaan berfokus pada aktiva tetap dan investasi-investasi
perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Pemrosesan tersebut dilakukan dengan
menggunakan aplikasi akuntansi khusus yang memenuhi kebutuhan informasi
akuntansi, operasi dan manajemen.
Ada 4 (empat) tujuan aplikasi akuntansi
aktiva tetap dan investasi, yaitu :
- Membuat catatan-catatan yang
memadai dan mengidentifikasikan aktiva sesuai dengan deskripsi, biaya dan
lokasi fisiknya
- Menyajikan perhitungan
penyusutan dan/atau amortisasi untuk tujuan pembukuan dan tujuan pajak
- Menyajikan revaluasi untuk
tujuan asuransi dan biaya penggantian (replacement
cost)
Menyajikan laporan-laporan kepada manajemen
untuk tujuan perencanaan dan pengendalian aktuva-aktiva individual.
4. Aplikasi-aplikasi Siklus Keuangan
Pada siklus keuangan, akan dibahas tentang sistem
aplikasi penerimaan kas dan sistem aplikasi pengeluaran kas. Sistem aplikasi penerimaan kas adalah:
a.
Sistem aplikasi Penerimaan Kas melalui Rekening.
Sistem ini digunakan jika ada rekening pelanggan.
Bagan arus analitis sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening dapat Anda
pelajari pada Modul 6 halaman 6.40 sampai dengan 6.42 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penerimaan kas terdiri
dari, Ruang Pengiriman Surat, Penerimaan Kas, dan Piutang Dagang.
b.
Sistem Aplikasi Penjualan Tunai
Perbedaan signifikan antara sistem aplikasi penjualan tunai dan sistem
aplikasi penerimaan kas melalui rekening adalah sebelumnya tidak ada catatan
aktiva dalam sistem aplikasi penjualan tunai. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi
penjualan tunai meliputi barang jadi, penerimaan kas, penagihan dan buku besar.
JANGAN
LUPA BUKA DAN BACA MODUL YA!
BELAJAR YANG SERIUS TAPI
SANTAI … PASTI
MENYENANGKAN…!!!
DAFTAR PUSTAKA
Hall,
James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan
dari: Accounting Information System. 3th Ed.
Romney, Marshall B.
Steinbart, Paul John. (2004). Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Amos Kwary.
Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Informations Systems.
9th
Ed.