aplikasi siklus pendapatan, siklius pengeluaran, siklus produksi dan siklus keuangan besarta gambar

INISIASI 5

 

Aktivitas pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan merupakan hal yang rutin dalam organisasi bisnis. Pada inisiasi 5 ini, kita akan membahas aplikasi-aplikasi siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan yang menekankan pada konsep independensi organisasional (pemisahan fungsi) dalam perencanaan sistem aplikasi.

1.      Aplikasi-aplikasi Siklus Pendapatan

Ada dua sistem aplikasi siklus pendapatan : pemrosesan order penjualan dan piutang dagang. Berikut ini penjelasan mengenai aplikasi tersebut :

1)      Pemrosesan order penjualan

Sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur penerimaan dan pengiriman order pelanggan serta menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan, dan penilaian. Gambar berikut mengilustrasikan diagram arus data (DFD) sistem aplikasi order penjualan :

	7

KUNCI ARUS DATA
1.   Order 2.   Order Penjualan 3.   Order Penjualan Disetujui 4.   Order Pengiriman 5.   Slip Pengepakan 6.   Memo Penagihan 7.   Nota Pengiriman	8.   Pengiriman 9.   Nota Pengiriman 10.  Faktur 11.  Memo Pemindahbukuan 12.  Voucher Jurnal 13.  Pengendalian Total 14.  Rincian lengkap

Bagan arus analitis dibawah ini mengilustrasikan sistem order dan penagihan yang terpisah di mana order pelanggan dipenuhi oleh persediaan produk jadi.

Seperti yang tampak pada gambar diatas, terdapat beberapa fungsi dari bagan arus analitis, yaitu fungsi order penjualan, piutang dagang, penagihan bagian billing, produk jadi dibagian gudang dan bagian pengiriman dengan pengawasan barang.

Beragam hubungan antar fungsi pengorderan, penagihan dan pengiriman. Pertimbangan utamanya adalah penyiapan faktur yang lengkap. Ada beberapa jenis penagihan, diantaranya : pra-penagihan lengkap, sistem pengorderan dan penagihan terpisah, dan pra-penagihan tidak lengkap.

Pra-penagihan lengkap mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui sebelum penyiapan faktur, dan mengharuskan adanya beberapa dokumen ysng didistribusikan bolak-balik mengenai masalah-masalah persediaan. Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, mengisyaratkan order pengiriman dalam sistem ini disajikan terpisah dari faktur. Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim. Sedangkan jenis pra-penagihan adalah sama seperti pengorderan dan penagihan terpisah, perbedaan satu-satunya adalah faktur disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan order penjualannya saja, dan dilengkapi seusia dengan kejadiannya.

Dibawah ini contoh dari faktur :

2)      Sistem Piutang Dagang

Piutang dagang adalah uang yang terutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan kepadanya. Terdapat dua pendekatan dasar dalam sistem aplikasi piutang dagang, yaitu pemrosesan akun terbuka dan pemrosesan saldo.

KUNCI ARUS DATA
1.   Nota pengiriman uang 2.   Pengendalian total 3.   Memo retur penjualan 4.   Nota retur penjualan 5.   Memo kredit 6.   Memo penghapusan 7.   Nota penghapusan 8.   Neraca saldo umum piutang	9.   Jurnal tanda bukti 10.  Pengendalian total 11.  Daftar akun tak bernilai 12.  Laporan-laporan 13.  Total penghapusan 14.  Konfirmasi penghapusan 15.  Memo penghapusan

Berikut ini merupakan ilustrasi bagan arus dokumen dalam sistem aplikasi piutang dagang :

1.      Penerimaan kas

Slip nota pengiriman uang pelanggan dikirimkan oleh departemen penerimaan kas ke departemen piutang dagang untuk dibukukan.

2.      Buku Besar

Bagian buku besar akan membuat akun pengendalian piutang dagang. Debit dan kredit dibukukan ke akun pengendalian piutang dagang dari jurnal tanda bukti pengendalian total yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas.

3.      Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian dan potongan penjualan  umumnya memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dan sejenisnya, dimana pelanggan dan penjual sepakat untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan

4.      Penghapusan piutang dagang

Fokus utama prosedur penghapusan piutang dagang adalah analisis saldo yang jatuh tempo, yang umumnya dilakukan dengan membuat umur piutang.

Setiap organisasi mendefinisikan sistem aplikasi sesuai dengan kebutuhannya sendiri. Organisasi besar mungkin memiliki beberapa subsistem aplikasi khusus dalam sistem aplikasi piutang dagang dan penjualan.

2.      Aplikasi-aplikasi Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang yang digunakan untuk menjalankan operasi, mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan dan perolehan aktiva serta peralatan. Berikut dua aplikasi siklus pengeluaran yang penting, yaitu pembelian dan penggajian.

A.    Pembelian

Sistem aplikasi pembelian mencakup lima fungsi dasar, yaitu :

1.      Seseorang bukan karyawan departemen pembelian menentukan bahan-bahan yang dibutuhkan yang nantinya permintaan disajikan dan disahkan

2.      Tender dikeluarkan, pemasok dipilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen pembelian

3.      Pada saat bahan diterima, laporan penerimaan dibuat oleh departemen penerimaan.

4.      Rincian faktur yang diberikan kepada pemasok dibandingkan dengan order pembelian dan laporan penerimaan.

5.      Cek disiapkan dan dikirim ke pemasok, dan semua dokumen sebelumnya dibatalkan untuk menghindarkan kemungkinan pembayaran ganda.

Berikut diagram arus data (DFD) sistem aplikasi pembelian :

KUNCI ARUS DATA
1.   Permohonan 2.   Pemberitahuan 3.   Order pembelian 4.   Nota pembelian 5.   Nota penerimaan 6.   Pengiriman 7.   Komfirm penerimaan sesuai/tidak	8.   Laporan Penerimaan 9.   Pemberitahuan Penerimaan 10.  Faktur 11.  Faktur disahkan 12.  Paket tanda-tanda bukti 13.  Pembayaran

Prosedur penerimaan harus mencakup perhitungan barang yang diterima dan penyajian laporan penerimaan yang diterima harus sesuai dengan yang tercantum dalam order pembelian dan kemudian menyejikan laporan penerimaan atas kuantitas yang diterima. Rangkapan laporan penerimaan harus dilampirkan pada saat pemindahan barang ke gudang.

Beberapa hal yang harus dicatat dari sistem aplikasi pembelian adalah :

1.      Departemen pembelian tidak mengontrol barang-barang yang ada maupun pembelian ang telah terdokumentasi dan akan dibayarkan.

2.      Departemen penerimaan terpisah dari penanganan akhir atas barang-barang yang dibeli. Pengesahan penerimaan dan penanganan diperlukan sebelum pembayaran diotorisasi

3.      Departemen utang dagang hanya menangani dokumen-dokumen dan tidak boleh menerima barang atau uang

4.      Permintaan pembelian harus ditelaah secara independen di luar departemen pembelian dan tugas tersebut diserahkan ke bagian utang dagang.

Secara sederhana, dokumentasi pemeblian harus meyakinkan bahwa order-order pembelian telah diterima dan sesuai dengan yang diharapkan. Order pembelian, laporan penerimaan, dan sebagainya merupakan alat pengendalian pembelian, tetapi bukan aplikasi pembelian itu sendiri. Pembeli harus meminta tender yang kompetitif melalui formulir permintaan penawaran. Pemilihan pemasok tidak selalu didasarkan pada tender dengan biaya terendah.

Berikut empat langkah dalam memilih pemasok, yaitu :

1.      Mengidentifikasikan dan buat daftar faktor-faktor yang akan dievaluasi

2.      Memberikan bobot pada setiap faktor, berdasarkan arti penting dan objektivitasnya

3.      Membuat ranking setiap pemasok, dengan menggunakan skor dengan rentang skala 1 sampai 10

4.      Menjumlahkan evaluasi individual dengan mengalikan ranking skor faktor-faktor dengan bobotnya kemudian dijumlahkan seluruh evaluasi dengan menambah seluruh skor yang timbul.

B.     Penggajian

Berikut diagram arus data (DFD) sistem aplikasi penggajian :

 

KUNCI ARUS DATA
1.  Otorisasi 2.  Ikhtisar kartu jam kerja 3.  Kartu jam kerja 4.  Laporan jam kerja 5.  Register penggajian 6.  Cek pembayaran 7.  Cek bukti pembayaran	8.  Bukti-bukti pembayaran 9.  Jurnal bukti pembayaran 10. Cek pembayaran 11. Cek voucher 12. Transfer kas 13. Rekening koran 14. Pencatatan gaji 15. Pengarsipan data

Beberapa catatan pentingdalam sistem penggajian, yaitu :

1.      Penggunaan akun cek pembayaran gaji impres dibuat tersendiri untuk memudahkan rekonsiliasi

2.      Rekonsiliasi independen terhadap rekening koran akun gaji

3.      Penggunaan independent paymaster. Orang yang mendistribusikan pemabayaran harus terpisah dari kepegawaian, pencatat jam kerja, dan penyiapan penggajian.

Beberapa file harus dibuat dalam sistem penggajian, informasi data pegawai seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan gaji adalah penting dalam penggajian. File-file yang berkaitan dengan pelaporan kepada pemerintah, tabel-tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, perencanaan pensiun, perencanaan pengobatan, dan perencanaan lainnya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung prosedur penggajian.

Operasi besar memiliki banyak subsistem aplikasi khusus dalam siklus pengeluarannya. Setiap subsistem ini dalam pemrosesan data, menggunakan formulir dan dokumentasi-dokumentasi lainnya serta membutuhkan pemisahan tugas dan pengendalian-pengendalian untuk menyakinkan operasi berjalan lancar.

3.      Aplikasi-aplikasi Siklus Produksi

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi properti/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan-perusahaan manufaktur. Berikut beberapa keterangan mengenai arus transaksi yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, dan produksi tepat waktu guna.

     

KUNCI ARUS DATA
1.  Penjualan tunai 2.  Slip penjualan 3.  Copy slip penjualan 4.  Penerimaan penjualan 5.  Barang dikeluarkan 6.  Jurnal voucher 7.  Tabel pengendalian penjualan tunai	8.  Penerimaan kiriman 9.  Cek 10. Nota pengiriman uang 11. Pengendalian total penerimaan 12. Jurnal voucher 13. Penyetoran (deposit) 14. Slip setoran 15. Rekening koran

A.    Pengendalian produksi

Pengendalian produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya secara optimal. Kebutuhan-kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar kegiatan utama

Klasifikasi proses atau departemen daat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. Sistem akuntansi biaya meliputi pengendalian produksi maupun persediaan dan keduanya berkaitan dengan masukan/order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur-prosedur pembelian.

B.     Pengendalian persediaan

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harus ditetapkan.

Penentuan titik order-ulang mensyaratkan dilakukannya analisis permintaan produk, biaya set-up pengorderan atau produksi, lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien.

C.    Produksi Just-in-time (JIT)

Merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan sistem produksi dimana barang-barang hanya diproduksi sesuai kebutuhan operasi mendatang. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Persediaan diminimalkan, produksi yang cacat harus segera dikoreksi agar alur produksi yang konstan tetap terjaga secara tepat waktu sampai ke pemasok..

Aplikasi-aplikasi akuntansi kekayaan berfokus pada aktiva tetap dan investasi-investasi perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Pemrosesan tersebut dilakukan dengan menggunakan aplikasi akuntansi khusus yang memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, operasi dan manajemen.

Ada 4 (empat) tujuan aplikasi akuntansi aktiva tetap dan investasi, yaitu :

1. Membuat catatan-catatan yang memadai dan mengidentifikasikan aktiva sesuai dengan deskripsi, biaya dan lokasi fisiknya
2. Menyajikan perhitungan penyusutan dan/atau amortisasi untuk tujuan pembukuan dan tujuan pajak
3. Menyajikan revaluasi untuk tujuan asuransi dan biaya penggantian (replacement cost)

Menyajikan laporan-laporan kepada manajemen untuk tujuan perencanaan dan pengendalian aktuva-aktiva individual.

4.      Aplikasi-aplikasi Siklus Keuangan

Pada siklus keuangan, akan dibahas tentang sistem aplikasi penerimaan kas dan sistem aplikasi pengeluaran kas. Sistem aplikasi penerimaan kas adalah:

a.   Sistem aplikasi Penerimaan Kas melalui Rekening.

Sistem ini digunakan jika ada rekening pelanggan. Bagan arus analitis sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening dapat Anda pelajari pada Modul 6 halaman 6.40 sampai dengan 6.42 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penerimaan kas terdiri dari, Ruang Pengiriman Surat, Penerimaan Kas, dan Piutang Dagang.

b.   Sistem Aplikasi Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara sistem aplikasi penjualan tunai dan sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening adalah sebelumnya tidak ada catatan aktiva dalam sistem aplikasi penjualan tunai. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penjualan tunai meliputi barang jadi, penerimaan kas, penagihan dan buku besar.

JANGAN LUPA BUKA DAN BACA MODUL YA!

BELAJAR YANG SERIUS TAPI SANTAI … PASTI MENYENANGKAN…!!!

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Information System. 3^th Ed.

Romney, Marshall B. Steinbart, Paul John. (2004). Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Amos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Informations Systems. 9^th Ed.

perencanaan, implementasi, operasi dan pengendalian sistem

Teman-teman mahasiswa Tuton SIA, sampailah kita pada minggu terakhir dari serangkaian kegiatan Tuton ini.  Persiapkan diri untuk menghadapi ujian dengan sebaik-baiknya. Yang harus anda lakukan adalah membaca keseluruhan modul pada BMP Sistem Informasi Akuntansi (Sri Mulyani NS) dan latihan menyelesaikan soal-soal. Jangan lupa untuk meng Upload Tugas-tugas yang diberikan pada Tuton ini.  Nilai Tuton ini meliputi pengumpulan Tugas-2 dan partisipasi anda dalam Forum Diskusi. Nilai Tuton ini akan memberikan kontribusi terhadap nilai akhir sebesar 30%. Selamat Belajar dan Semoga Sukses..!

Amalia Kusuma Wardini

Mengembangkan software yang berkualitas dan bebas dari kesalahan adalah hal yang sulit dan merupakan tugas yang memakan waktu, tetapi kebanyakan perusahaan ingin mengimplementasikan sistem yang baru dan segera. Oleh karena pengembang merasakan tekanan untuk mewujudkan “keajaiban” sistem, mereka mulai melewati langlah-langkah dasar dalam analisis sistem dan perancangan (desain) sistem. Menghilangkan langkah-langkah analisis sistem hanya akan mengarah pada bencana, karena pengembang sistem akan mewujudkan sistem yang terstruktur dengan baik, tetapi gagal dalam memenuhi kebutuhan pemakai.

Analisis dan desain sistem yang efektif akan dapat memastikan bahwa pengembang dengan benar menentukan masalah bisnis dan mendesain solusi yang tepat. Dalam banyak kasus, kegiatan desain sistem diawali dengan tahap perencanaan (desain konseptual sistem), dan berakhir pada tahap implementasi sistem. Pada saat implementasi dalam siklus hidup pengembangan sistem, masalah yang seringkali timbul adalah tentang spesifikasi perancangan. Dalam tahap desain konseptual sistem, pengembang membuat sebuah kerangka kerja umum untuk mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam tahap analisis, misalnya mengembangkan sistem baru secara utuh, memodifikasi sistem berjalan, dan sebagainya. Terdapat beberapa langkah penting dalam desain konseptual sistem, meliputi:

a.             Perhitungan alternatif-alternatif rancangan

Dalam merancang sistem yang lengkap, ada dua pendekatan umum yaitu:

      Merancang sistem benar-benar dari awal

      Perancang memilih dan merekomendasikan sistem pra-buat (yang telah dirancang)

Dalam memodifiasi sistem berjalan terdapat beberapa pendekatan dasar yang dapat diambil yaitu:

v  Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan

v  Merancang ulang sistem berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggung jawab pekerjaan

v  Alternatif perancangan dapat diaplikasikan baik untuk sistem baru atau untuk memodifikasi sistem berjalan

b.            Penjelasan Alternatif

Jika daftar alternatif-alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus didokumentasikan dan dijelaskan (diuraikan). Dalam alternatif perancangan tersentralisasi, setiap divisi memberikan data akuntansi ke sistem komputer pusat. Kemudian sistem komputer pusat akan membuat dan mendistribusikan laporan kepada setiap divisi. Dalam alternatif perancangan terdesentralisasi, setiap divisi memiliki komputer sendiri dan mengumpulkan data sendiri.

c.             Mengevaluasi alternatif-alternatif

Kriteria utama untuk memilih alternatif pada tahap implementasi adalah biaya kontra-manfaat dan kelayakan. Selain itu, alternatif terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan sistem utama.

Tim desain sistem harus mengidentifikasikan berbagai alternatif desain dan mengevaluasi setiap desain sehubungan dengan standar-standar berikut ini:

Ø  Seberapa baik desain tersebut memenuhi kebutuhan organisasi dan sistem?

Ø  Seberapa baik desain tersebut meemnuhi kebutuhan pemakai?

Ø  Apakah secara ekonomi layak?

Ø  Apa keuntungan dan kelemahannya?

d.            Menyiapkan spesifikasi desain/pembuatan spesifikasi rancangan

Setelah alternatif desain telah dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual sistem untuk elemen-elemen berikut ini.

      Output

      Penyimpanan data

      Input

      Prosedur dan operasi pemrosesan.

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur (backward) dari keluaran ke masukan. Dalam perancangan laporan dan keluaran-keluaran lainnya, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah frekuensi pelaporan, media keluaran, dan format laporan aktual. Dalam perancangan database, pertimbangan-pertimbangan perancangan berkaitan dengan organisasi file, tata letak catatan, media penyimpanan, dan volume penggunaan. Pada tahap pemrosesan, harus dispesifikasikan mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dispesifikasikan mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dilakukan dalam urutan operasi yang tepat. Dalam menspesifikasikan masukan harus dipertimbangkan mengenai format masukan, media masukan, dan volume transaksi.

e.             Membuat laporan desain konseptual sistem/pembuatan dan penyampaian spesifikasi rancangan sistem

Pada akhir tahap desain konseptual sistem, tim proyek pengembangan membuat dan memberikan laporan desain konseptual sistem dalam bentuk proposal. Secara umum, proposal tersebut, akan mencakup kerangka waktu spesifik untuk penyelesaian, anggaran, dan deskripsi kebutuhan personel, bagan arus dan diagram-diagram yang menjelaskan sistem yang akan diimplementasikan. Tujuan dari laporan/ proposal adalah:

• Memberi petunjuk pada aktivitas desain sistem
• Mengomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemen dan para pemakai akan dipenuhi
• Membantu komite pelaksana pengembangan sistem menilai kelayakan sistem

PERTIMBANGAN UMUM DAN TEKNIK PERANCANGAN

Pertimbangan-pertimbangan umum untuk setiap elemen sistem utama dalam tahap perancangan adalah:

a.             Perancangan keluaran (laporan atau dokumen)

Pertimbangan utama dan paling penting dalam perancangan keluaran (laporan atau dokumen) adalah efektivitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam sistem. Masalah relevansi, kejelasan, dan ketepatwaktuan adalah hal yang penting dalam laporan manajerial. Laporan-laporan harus mencakup informasi yang relevan kepada pengambil keputusan tertentu. Pemuatan informasi yang tidak relevan dalam laporan juga akan berakibat pada peningkatan biaya informasi. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kejelasan adalah judul dan cakupan laporan yang tepat. Sehingga tidak perlu dibuat justifikasi bahwa para manajer mengetahui isi laporan dan tidak perlu dijelaskan secara rinci.

b.            Perancangan Database

Ada beberapa pertimbangan penting yang diterapkan dalam perancangan database meliputi: efektivitas biaya, keterpaduan, standarisasi, fleksibilitas, keamanan, akurasi, efisiensi, dan organisasi. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama lebih dari satu tempat perusahaan. Standarisasi berarti bahwa seluruh unsur-unsur data dimasukkan dalam format standar dan membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat.

c.             Pemrosesan Data

Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Seluruh sistem pemrosesan data perusahaan harus berjalan sesuai dengan rencana-rencana umum. Misalnya, perusahaan harus menetapkan tingkat kompatibilitas tertentu antara komputer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor.

d.            Masukan data

Ada beberapa pertimbangan penting yang diterapkan dalam masukan data meliputi:  efektivitas biaya, akurasi, keseragaman, dan keterpaduan. Pertimbangan penting untuk elemen sistem masukan data sama dengan pertimbangan penting untuk elemen sistem pemrosesan data. Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan sistem masukan data adalah akurasi. Penggunaan dokumen-dokumen sumber yang dirancang secara baik, akan mendorong karyawan untuk mencatat data secara akurat tanpa penghilangan-penghilangan.

e.             Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan

Kata mutiara yang sering didengar dalam industri komputer adalah ”sampah masuk, sampah keluar”, menekankan bahwa input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak dikendalikan  dengan bemar akan menghasilkan informasi yang bernilai rendah. Pengendalian harus dibangun ke dalam SIA untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasi. Pengendalian yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan sistem.

Perancang sistem membutuhkan alat tertentu untuk membantu proses perancangan. Misalnya teknik-teknik seperti, analisis masukan/keluaran, bagan arus sistem, diagram arus data, dan diagram Warnier-Orr. Masalah-masalah khusus yang lebih banyak dihadapi dalam perancangan sistem informasi adalah:

1. Perancangan formulir

Masalah ini harus diberi perhatian karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem. Perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem informasi. Teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir dapat Anda baca pada Modul 9 Kegiatan Belajar 2 halaman 9.14 sampai dengan halaman 9.15 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

2. Perancangan Database

Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database yaitu: diagram struktur data, tata letak catatan, lembar analisis file, dan matriks-matriks yang berhubungan dengan file. Diagram struktur data menunjukkan hubungan antara berbagai jenis catatan dan mendefinisikan hubungan antara catatan-catatan data yang berbeda. Diagram tata letak catatan menunjukkan berbagai field data dalam catatan. Lembar analisis file memberikan informasi kepada perancang sistem tentang seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunjukkan hubungan antar file, isi, dan penggunaannya yang dapat membantu untuk menentukan penggunaan unsur-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsur-unsur data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia, dan mengoptimalkan struktur file secara umum. Paket-paket perancangan sistem, pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras, dan pembuatan model sistem dapat Anda pelajari pada Modul 9 Kegiatan Belajar 2 halaman 9.16 sampai dengan halaman 9.21 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

IMPLEMENTASI SISTEM    

Implementasi sistem adalah proses memasang hardware dan software serta membuat SIA dan dapat berjalan.

Terdapat 3 langkah utama dalam implementasi sistem yaitu:

a.             Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi

Manajemen merupakan konsep kunci dalam implementasi sistem. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik yang berkaitan dengan 3 komponen utama, yaitu:

Ø  Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

Ø  Anggaran spesifik untuk setiap tahap

Ø  Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

b.            Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas implementasi

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Dalam pelaksanaan, manajemen dan tim sistem membuat pengumuman resmi tentang pelaksanaan proyek untuk meminimalkan kekacauan yang ditimbulkan dari pelaksanaan implementasi sistem. Aspek penting dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian tim proyek khusus yang mencakup orang-orang yang berpartisipasi dalam memformulasikan spesifikasi-spesifikasi rancangan.

Yang termasuk dalam aktivitas implementasi adalah:

v  Pelatihan karyawan,

v  Pembelian dan pemasangan peralatan komputer baru

v  Perancangan sistem terinci

v  Pendokumentasian sistem baru

v  Konversi file

v  Operasi pengujian

c.             Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru

Jika sistem baru sudah diimplementasikan, maka tindak lanjut diperlukan untuk meyakinkan bahwa sistem baru beroperasi sesuai dengan yang direncanakan.

PENGENDALIAN KEUANGAN & PENGENDALIAN NON KEUANGAN

a.             Pengendalian keuangan

      Anggaran Sistem Informasi

Sebagai pengurangan biaya secara keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran sistem informasi yang telah dilakukan.

      Hakikat biaya-biaya sistem informasi

Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan, biaya-biaya yang terkait dapat menjadi pertimbangan. Jika aplikasi dikembangkan secara in house maka yang merupakan biaya-biaya utama adalah gaji dan waktu pemakaian komputer. Jika tidak ada staf baru atau peralatan yang dibutuhkan, maka total biaya pengembangan dapat dimasukkan dalam total biaya pengoperasian sistem informasi. Jika staf baru dan peralatan dibutuhkan karena pengembangan aplikasi baru maka biaya tambahan merupakan biaya variabel terhadap pengembangan baru.

      Pengendalian Perolehan dan Asuransi

Metode umum untuk membiayai perangkat keras sistem mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Kontrak-kontrak sewa biasanya mencakup biaya lembur jika peralatan digunakan di atas jumlah tertentu dan biasanya mencakup pemeliharaan dari pemasok. Sewa jangka panjang merupakan alternatif pembiayaan untuk membeli peralatan dari luar. Pola arus kas untuk sewa agak berbeda dibandingkan dengan beli, meskipun kewajiban pemakai dalam sewa jangka panjang adalah terhadap pemilik dari luar. Secara keuangan, keuntungan-keuntungan sewa dibandingkan dengan beli adalah pada pertimbangan pertimbangan anggaran modal tradisional, seperti biaya dan ketersediaan modal, umur manfaat, dan tarif penyusutan. Pertimbangan yang lain mencakup beban pemeliharaan rutin peralatan dan layanan perlengkapan lainnya, beban pemanfaatan lembur dalam sewa, opsi pembelian dan penjualan, dan lain-lain.

      Strategi-strategi Pengendalian Keuangan

Materi tentang strategi pengendalian keuangan dapat Anda pelajari secara lebih detail pada Modul 9 Kegiatan Belajar 3 halaman 9.37 sampai dengan halaman 9.44 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

b.            Pengendalian Non-Keuangan

Pengendalian non-keuangan berkaitan dengan faktor yang berhubungan dengan informasi penting bagi manajemen dari sudut pandang pengendalian yang diukur tidak dengan nilai uang  misalnya, pengukuran kinerja perangkat keras, perangkat lunak, dan personal. Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem.

Pendekatan keseluruhan untuk mengevaluasi perangkat lunak adalah dengan mensurvei para pemakai sistem, mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai. Untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal, auditing sistem informasi, serta pemeliharaan dan modifikasi sistem dapat Anda baca dan pelajari pada Modul 9 Kegiatan Belajar 4 halaman 9.45 sampai dengan halaman 9.46 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.