aplikasi siklus pendapatan, siklius pengeluaran, siklus produksi dan siklus keuangan besarta gambar

INISIASI 5

 

Aktivitas pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan merupakan hal yang rutin dalam organisasi bisnis. Pada inisiasi 5 ini, kita akan membahas aplikasi-aplikasi siklus pendapatan, pengeluaran, produksi, dan keuangan yang menekankan pada konsep independensi organisasional (pemisahan fungsi) dalam perencanaan sistem aplikasi.

1.      Aplikasi-aplikasi Siklus Pendapatan

Ada dua sistem aplikasi siklus pendapatan : pemrosesan order penjualan dan piutang dagang. Berikut ini penjelasan mengenai aplikasi tersebut :

1)      Pemrosesan order penjualan

Sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur penerimaan dan pengiriman order pelanggan serta menyajikan faktur-faktur yang menguraikan produk, pelayanan, dan penilaian. Gambar berikut mengilustrasikan diagram arus data (DFD) sistem aplikasi order penjualan :

	7

KUNCI ARUS DATA
1.   Order 2.   Order Penjualan 3.   Order Penjualan Disetujui 4.   Order Pengiriman 5.   Slip Pengepakan 6.   Memo Penagihan 7.   Nota Pengiriman	8.   Pengiriman 9.   Nota Pengiriman 10.  Faktur 11.  Memo Pemindahbukuan 12.  Voucher Jurnal 13.  Pengendalian Total 14.  Rincian lengkap

Bagan arus analitis dibawah ini mengilustrasikan sistem order dan penagihan yang terpisah di mana order pelanggan dipenuhi oleh persediaan produk jadi.

Seperti yang tampak pada gambar diatas, terdapat beberapa fungsi dari bagan arus analitis, yaitu fungsi order penjualan, piutang dagang, penagihan bagian billing, produk jadi dibagian gudang dan bagian pengiriman dengan pengawasan barang.

Beragam hubungan antar fungsi pengorderan, penagihan dan pengiriman. Pertimbangan utamanya adalah penyiapan faktur yang lengkap. Ada beberapa jenis penagihan, diantaranya : pra-penagihan lengkap, sistem pengorderan dan penagihan terpisah, dan pra-penagihan tidak lengkap.

Pra-penagihan lengkap mensyaratkan bahwa seluruh informasi pemfakturan diketahui sebelum penyiapan faktur, dan mengharuskan adanya beberapa dokumen ysng didistribusikan bolak-balik mengenai masalah-masalah persediaan. Sistem pengorderan dan penagihan terpisah, mengisyaratkan order pengiriman dalam sistem ini disajikan terpisah dari faktur. Faktur disajikan setelah barang disiapkan untuk dikirim. Sedangkan jenis pra-penagihan adalah sama seperti pengorderan dan penagihan terpisah, perbedaan satu-satunya adalah faktur disiapkan oleh departemen order penjualan dan bukan dengan order penjualannya saja, dan dilengkapi seusia dengan kejadiannya.

Dibawah ini contoh dari faktur :

2)      Sistem Piutang Dagang

Piutang dagang adalah uang yang terutang oleh pelanggan atas barang yang telah kita jual atau jasa yang kita berikan kepadanya. Terdapat dua pendekatan dasar dalam sistem aplikasi piutang dagang, yaitu pemrosesan akun terbuka dan pemrosesan saldo.

KUNCI ARUS DATA
1.   Nota pengiriman uang 2.   Pengendalian total 3.   Memo retur penjualan 4.   Nota retur penjualan 5.   Memo kredit 6.   Memo penghapusan 7.   Nota penghapusan 8.   Neraca saldo umum piutang	9.   Jurnal tanda bukti 10.  Pengendalian total 11.  Daftar akun tak bernilai 12.  Laporan-laporan 13.  Total penghapusan 14.  Konfirmasi penghapusan 15.  Memo penghapusan

Berikut ini merupakan ilustrasi bagan arus dokumen dalam sistem aplikasi piutang dagang :

1.      Penerimaan kas

Slip nota pengiriman uang pelanggan dikirimkan oleh departemen penerimaan kas ke departemen piutang dagang untuk dibukukan.

2.      Buku Besar

Bagian buku besar akan membuat akun pengendalian piutang dagang. Debit dan kredit dibukukan ke akun pengendalian piutang dagang dari jurnal tanda bukti pengendalian total yang diterima dari departemen penagihan dan penerimaan kas.

3.      Pengembalian dan potongan penjualan

Pengembalian dan potongan penjualan  umumnya memerlukan pengendalian yang seksama. Potongan timbul apabila terjadi kerusakan barang, penyusutan jumlah, kekeliruan pencatatan, dan sejenisnya, dimana pelanggan dan penjual sepakat untuk mengurangi jumlah piutang pelanggan

4.      Penghapusan piutang dagang

Fokus utama prosedur penghapusan piutang dagang adalah analisis saldo yang jatuh tempo, yang umumnya dilakukan dengan membuat umur piutang.

Setiap organisasi mendefinisikan sistem aplikasi sesuai dengan kebutuhannya sendiri. Organisasi besar mungkin memiliki beberapa subsistem aplikasi khusus dalam sistem aplikasi piutang dagang dan penjualan.

2.      Aplikasi-aplikasi Siklus Pengeluaran

Siklus pengeluaran mencakup fungsi-fungsi yang diperlukan dalam perolehan barang yang digunakan untuk menjalankan operasi, mencakup perolehan barang untuk dijual kembali atau digunakan dalam produksi, perolehan jasa-jasa perorangan dan perolehan aktiva serta peralatan. Berikut dua aplikasi siklus pengeluaran yang penting, yaitu pembelian dan penggajian.

A.    Pembelian

Sistem aplikasi pembelian mencakup lima fungsi dasar, yaitu :

1.      Seseorang bukan karyawan departemen pembelian menentukan bahan-bahan yang dibutuhkan yang nantinya permintaan disajikan dan disahkan

2.      Tender dikeluarkan, pemasok dipilih, dan order pembelian diterbitkan oleh departemen pembelian

3.      Pada saat bahan diterima, laporan penerimaan dibuat oleh departemen penerimaan.

4.      Rincian faktur yang diberikan kepada pemasok dibandingkan dengan order pembelian dan laporan penerimaan.

5.      Cek disiapkan dan dikirim ke pemasok, dan semua dokumen sebelumnya dibatalkan untuk menghindarkan kemungkinan pembayaran ganda.

Berikut diagram arus data (DFD) sistem aplikasi pembelian :

KUNCI ARUS DATA
1.   Permohonan 2.   Pemberitahuan 3.   Order pembelian 4.   Nota pembelian 5.   Nota penerimaan 6.   Pengiriman 7.   Komfirm penerimaan sesuai/tidak	8.   Laporan Penerimaan 9.   Pemberitahuan Penerimaan 10.  Faktur 11.  Faktur disahkan 12.  Paket tanda-tanda bukti 13.  Pembayaran

Prosedur penerimaan harus mencakup perhitungan barang yang diterima dan penyajian laporan penerimaan yang diterima harus sesuai dengan yang tercantum dalam order pembelian dan kemudian menyejikan laporan penerimaan atas kuantitas yang diterima. Rangkapan laporan penerimaan harus dilampirkan pada saat pemindahan barang ke gudang.

Beberapa hal yang harus dicatat dari sistem aplikasi pembelian adalah :

1.      Departemen pembelian tidak mengontrol barang-barang yang ada maupun pembelian ang telah terdokumentasi dan akan dibayarkan.

2.      Departemen penerimaan terpisah dari penanganan akhir atas barang-barang yang dibeli. Pengesahan penerimaan dan penanganan diperlukan sebelum pembayaran diotorisasi

3.      Departemen utang dagang hanya menangani dokumen-dokumen dan tidak boleh menerima barang atau uang

4.      Permintaan pembelian harus ditelaah secara independen di luar departemen pembelian dan tugas tersebut diserahkan ke bagian utang dagang.

Secara sederhana, dokumentasi pemeblian harus meyakinkan bahwa order-order pembelian telah diterima dan sesuai dengan yang diharapkan. Order pembelian, laporan penerimaan, dan sebagainya merupakan alat pengendalian pembelian, tetapi bukan aplikasi pembelian itu sendiri. Pembeli harus meminta tender yang kompetitif melalui formulir permintaan penawaran. Pemilihan pemasok tidak selalu didasarkan pada tender dengan biaya terendah.

Berikut empat langkah dalam memilih pemasok, yaitu :

1.      Mengidentifikasikan dan buat daftar faktor-faktor yang akan dievaluasi

2.      Memberikan bobot pada setiap faktor, berdasarkan arti penting dan objektivitasnya

3.      Membuat ranking setiap pemasok, dengan menggunakan skor dengan rentang skala 1 sampai 10

4.      Menjumlahkan evaluasi individual dengan mengalikan ranking skor faktor-faktor dengan bobotnya kemudian dijumlahkan seluruh evaluasi dengan menambah seluruh skor yang timbul.

B.     Penggajian

Berikut diagram arus data (DFD) sistem aplikasi penggajian :

 

KUNCI ARUS DATA
1.  Otorisasi 2.  Ikhtisar kartu jam kerja 3.  Kartu jam kerja 4.  Laporan jam kerja 5.  Register penggajian 6.  Cek pembayaran 7.  Cek bukti pembayaran	8.  Bukti-bukti pembayaran 9.  Jurnal bukti pembayaran 10. Cek pembayaran 11. Cek voucher 12. Transfer kas 13. Rekening koran 14. Pencatatan gaji 15. Pengarsipan data

Beberapa catatan pentingdalam sistem penggajian, yaitu :

1.      Penggunaan akun cek pembayaran gaji impres dibuat tersendiri untuk memudahkan rekonsiliasi

2.      Rekonsiliasi independen terhadap rekening koran akun gaji

3.      Penggunaan independent paymaster. Orang yang mendistribusikan pemabayaran harus terpisah dari kepegawaian, pencatat jam kerja, dan penyiapan penggajian.

Beberapa file harus dibuat dalam sistem penggajian, informasi data pegawai seperti nama, alamat, besar gaji, dan potongan gaji adalah penting dalam penggajian. File-file yang berkaitan dengan pelaporan kepada pemerintah, tabel-tabel pajak yang digunakan dalam pemrosesan, perencanaan pensiun, perencanaan pengobatan, dan perencanaan lainnya merupakan informasi yang dibutuhkan untuk mendukung prosedur penggajian.

Operasi besar memiliki banyak subsistem aplikasi khusus dalam siklus pengeluarannya. Setiap subsistem ini dalam pemrosesan data, menggunakan formulir dan dokumentasi-dokumentasi lainnya serta membutuhkan pemisahan tugas dan pengendalian-pengendalian untuk menyakinkan operasi berjalan lancar.

3.      Aplikasi-aplikasi Siklus Produksi

Pengendalian produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi properti/kepemilikan merupakan fungsi-fungsi umum dalam siklus produksi di perusahaan-perusahaan manufaktur. Berikut beberapa keterangan mengenai arus transaksi yang diperlukan untuk mendukung fungsi-fungsi pengendalian produksi, pengendalian persediaan, dan produksi tepat waktu guna.

     

KUNCI ARUS DATA
1.  Penjualan tunai 2.  Slip penjualan 3.  Copy slip penjualan 4.  Penerimaan penjualan 5.  Barang dikeluarkan 6.  Jurnal voucher 7.  Tabel pengendalian penjualan tunai	8.  Penerimaan kiriman 9.  Cek 10. Nota pengiriman uang 11. Pengendalian total penerimaan 12. Jurnal voucher 13. Penyetoran (deposit) 14. Slip setoran 15. Rekening koran

A.    Pengendalian produksi

Pengendalian produksi mencakup perencanaan produk mana yang akan diproduksi dan penjadwalan produksi untuk mencapai pemanfaatan sumber daya secara optimal. Kebutuhan-kebutuhan dasar produksi disajikan dalam daftar bahan dan daftar kegiatan utama

Klasifikasi proses atau departemen daat dirancang sesuai dengan distribusi biaya atau tujuan pelaporan produksi. Klasifikasi ini mendukung tujuan-tujuan akuntansi biaya proses dan pengendalian produksi dengan order berulang. Sistem akuntansi biaya meliputi pengendalian produksi maupun persediaan dan keduanya berkaitan dengan masukan/order, penagihan, penggajian, pengiriman, dan prosedur-prosedur pembelian.

B.     Pengendalian persediaan

Pengendalian persediaan dapat dicapai melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan yang menyajikan informasi seperti penggunaan persediaan, saldo persediaan tingkat minimal dan maksimal persediaan. Titik order ulang dan prosedur-prosedurnya harus ditetapkan.

Penentuan titik order-ulang mensyaratkan dilakukannya analisis permintaan produk, biaya set-up pengorderan atau produksi, lead time pasokan atau produksi, biaya penanganan persediaan, dan biaya-biaya yang berkaitan dengan kondisi tidak adanya persediaan seperti kerugian penjualan atau penggunaan fasilitas-fasilitas produksi secara tidak efisien.

C.    Produksi Just-in-time (JIT)

Merupakan istilah yang digunakan untuk menjelaskan sistem produksi dimana barang-barang hanya diproduksi sesuai kebutuhan operasi mendatang. Persediaan digunakan sebagai cadangan untuk operasi-operasi yang berbeda. Persediaan dieliminasi dengan menganalisis operasi secara seksama untuk membuat tingkat produksi konstan yang menyeimbangkan masukan dan keluaran untuk setiap tahap produksi. Produksi JIT juga menekankan perlunya pengendalian kualitas. Persediaan diminimalkan, produksi yang cacat harus segera dikoreksi agar alur produksi yang konstan tetap terjaga secara tepat waktu sampai ke pemasok..

Aplikasi-aplikasi akuntansi kekayaan berfokus pada aktiva tetap dan investasi-investasi perusahaan secara akurat dan tepat waktu. Pemrosesan tersebut dilakukan dengan menggunakan aplikasi akuntansi khusus yang memenuhi kebutuhan informasi akuntansi, operasi dan manajemen.

Ada 4 (empat) tujuan aplikasi akuntansi aktiva tetap dan investasi, yaitu :

1. Membuat catatan-catatan yang memadai dan mengidentifikasikan aktiva sesuai dengan deskripsi, biaya dan lokasi fisiknya
2. Menyajikan perhitungan penyusutan dan/atau amortisasi untuk tujuan pembukuan dan tujuan pajak
3. Menyajikan revaluasi untuk tujuan asuransi dan biaya penggantian (replacement cost)

Menyajikan laporan-laporan kepada manajemen untuk tujuan perencanaan dan pengendalian aktuva-aktiva individual.

4.      Aplikasi-aplikasi Siklus Keuangan

Pada siklus keuangan, akan dibahas tentang sistem aplikasi penerimaan kas dan sistem aplikasi pengeluaran kas. Sistem aplikasi penerimaan kas adalah:

a.   Sistem aplikasi Penerimaan Kas melalui Rekening.

Sistem ini digunakan jika ada rekening pelanggan. Bagan arus analitis sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening dapat Anda pelajari pada Modul 6 halaman 6.40 sampai dengan 6.42 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penerimaan kas terdiri dari, Ruang Pengiriman Surat, Penerimaan Kas, dan Piutang Dagang.

b.   Sistem Aplikasi Penjualan Tunai

Perbedaan signifikan antara sistem aplikasi penjualan tunai dan sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening adalah sebelumnya tidak ada catatan aktiva dalam sistem aplikasi penjualan tunai. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penjualan tunai meliputi barang jadi, penerimaan kas, penagihan dan buku besar.

JANGAN LUPA BUKA DAN BACA MODUL YA!

BELAJAR YANG SERIUS TAPI SANTAI … PASTI MENYENANGKAN…!!!

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Information System. 3^th Ed.

Romney, Marshall B. Steinbart, Paul John. (2004). Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Amos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Informations Systems. 9^th Ed.