perencanaan, implementasi, operasi dan pengendalian sistem

Teman-teman mahasiswa Tuton SIA, sampailah kita pada minggu terakhir dari serangkaian kegiatan Tuton ini.  Persiapkan diri untuk menghadapi ujian dengan sebaik-baiknya. Yang harus anda lakukan adalah membaca keseluruhan modul pada BMP Sistem Informasi Akuntansi (Sri Mulyani NS) dan latihan menyelesaikan soal-soal. Jangan lupa untuk meng Upload Tugas-tugas yang diberikan pada Tuton ini.  Nilai Tuton ini meliputi pengumpulan Tugas-2 dan partisipasi anda dalam Forum Diskusi. Nilai Tuton ini akan memberikan kontribusi terhadap nilai akhir sebesar 30%. Selamat Belajar dan Semoga Sukses..!

Amalia Kusuma Wardini

Mengembangkan software yang berkualitas dan bebas dari kesalahan adalah hal yang sulit dan merupakan tugas yang memakan waktu, tetapi kebanyakan perusahaan ingin mengimplementasikan sistem yang baru dan segera. Oleh karena pengembang merasakan tekanan untuk mewujudkan “keajaiban” sistem, mereka mulai melewati langlah-langkah dasar dalam analisis sistem dan perancangan (desain) sistem. Menghilangkan langkah-langkah analisis sistem hanya akan mengarah pada bencana, karena pengembang sistem akan mewujudkan sistem yang terstruktur dengan baik, tetapi gagal dalam memenuhi kebutuhan pemakai.

Analisis dan desain sistem yang efektif akan dapat memastikan bahwa pengembang dengan benar menentukan masalah bisnis dan mendesain solusi yang tepat. Dalam banyak kasus, kegiatan desain sistem diawali dengan tahap perencanaan (desain konseptual sistem), dan berakhir pada tahap implementasi sistem. Pada saat implementasi dalam siklus hidup pengembangan sistem, masalah yang seringkali timbul adalah tentang spesifikasi perancangan. Dalam tahap desain konseptual sistem, pengembang membuat sebuah kerangka kerja umum untuk mengimplementasikan kebutuhan pemakai dan mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam tahap analisis, misalnya mengembangkan sistem baru secara utuh, memodifikasi sistem berjalan, dan sebagainya. Terdapat beberapa langkah penting dalam desain konseptual sistem, meliputi:

a.             Perhitungan alternatif-alternatif rancangan

Dalam merancang sistem yang lengkap, ada dua pendekatan umum yaitu:

      Merancang sistem benar-benar dari awal

      Perancang memilih dan merekomendasikan sistem pra-buat (yang telah dirancang)

Dalam memodifiasi sistem berjalan terdapat beberapa pendekatan dasar yang dapat diambil yaitu:

v  Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan

v  Merancang ulang sistem berjalan mencakup mengorganisasi ulang tanggung jawab pekerjaan

v  Alternatif perancangan dapat diaplikasikan baik untuk sistem baru atau untuk memodifikasi sistem berjalan

b.            Penjelasan Alternatif

Jika daftar alternatif-alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus didokumentasikan dan dijelaskan (diuraikan). Dalam alternatif perancangan tersentralisasi, setiap divisi memberikan data akuntansi ke sistem komputer pusat. Kemudian sistem komputer pusat akan membuat dan mendistribusikan laporan kepada setiap divisi. Dalam alternatif perancangan terdesentralisasi, setiap divisi memiliki komputer sendiri dan mengumpulkan data sendiri.

c.             Mengevaluasi alternatif-alternatif

Kriteria utama untuk memilih alternatif pada tahap implementasi adalah biaya kontra-manfaat dan kelayakan. Selain itu, alternatif terpilih harus memenuhi seluruh tujuan-tujuan sistem utama.

Tim desain sistem harus mengidentifikasikan berbagai alternatif desain dan mengevaluasi setiap desain sehubungan dengan standar-standar berikut ini:

Ø  Seberapa baik desain tersebut memenuhi kebutuhan organisasi dan sistem?

Ø  Seberapa baik desain tersebut meemnuhi kebutuhan pemakai?

Ø  Apakah secara ekonomi layak?

Ø  Apa keuntungan dan kelemahannya?

d.            Menyiapkan spesifikasi desain/pembuatan spesifikasi rancangan

Setelah alternatif desain telah dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual sistem untuk elemen-elemen berikut ini.

      Output

      Penyimpanan data

      Input

      Prosedur dan operasi pemrosesan.

Aturan utama dalam pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus bekerja mundur (backward) dari keluaran ke masukan. Dalam perancangan laporan dan keluaran-keluaran lainnya, faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah frekuensi pelaporan, media keluaran, dan format laporan aktual. Dalam perancangan database, pertimbangan-pertimbangan perancangan berkaitan dengan organisasi file, tata letak catatan, media penyimpanan, dan volume penggunaan. Pada tahap pemrosesan, harus dispesifikasikan mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dispesifikasikan mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dilakukan dalam urutan operasi yang tepat. Dalam menspesifikasikan masukan harus dipertimbangkan mengenai format masukan, media masukan, dan volume transaksi.

e.             Membuat laporan desain konseptual sistem/pembuatan dan penyampaian spesifikasi rancangan sistem

Pada akhir tahap desain konseptual sistem, tim proyek pengembangan membuat dan memberikan laporan desain konseptual sistem dalam bentuk proposal. Secara umum, proposal tersebut, akan mencakup kerangka waktu spesifik untuk penyelesaian, anggaran, dan deskripsi kebutuhan personel, bagan arus dan diagram-diagram yang menjelaskan sistem yang akan diimplementasikan. Tujuan dari laporan/ proposal adalah:

• Memberi petunjuk pada aktivitas desain sistem
• Mengomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak manajemen dan para pemakai akan dipenuhi
• Membantu komite pelaksana pengembangan sistem menilai kelayakan sistem

PERTIMBANGAN UMUM DAN TEKNIK PERANCANGAN

Pertimbangan-pertimbangan umum untuk setiap elemen sistem utama dalam tahap perancangan adalah:

a.             Perancangan keluaran (laporan atau dokumen)

Pertimbangan utama dan paling penting dalam perancangan keluaran (laporan atau dokumen) adalah efektivitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh elemen dalam sistem. Masalah relevansi, kejelasan, dan ketepatwaktuan adalah hal yang penting dalam laporan manajerial. Laporan-laporan harus mencakup informasi yang relevan kepada pengambil keputusan tertentu. Pemuatan informasi yang tidak relevan dalam laporan juga akan berakibat pada peningkatan biaya informasi. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kejelasan adalah judul dan cakupan laporan yang tepat. Sehingga tidak perlu dibuat justifikasi bahwa para manajer mengetahui isi laporan dan tidak perlu dijelaskan secara rinci.

b.            Perancangan Database

Ada beberapa pertimbangan penting yang diterapkan dalam perancangan database meliputi: efektivitas biaya, keterpaduan, standarisasi, fleksibilitas, keamanan, akurasi, efisiensi, dan organisasi. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dan pemeliharaan unsur-unsur data yang sama lebih dari satu tempat perusahaan. Standarisasi berarti bahwa seluruh unsur-unsur data dimasukkan dalam format standar dan membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat.

c.             Pemrosesan Data

Salah satu pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah berkaitan dengan masalah keseragaman dan keterpaduan. Seluruh sistem pemrosesan data perusahaan harus berjalan sesuai dengan rencana-rencana umum. Misalnya, perusahaan harus menetapkan tingkat kompatibilitas tertentu antara komputer yang digunakan untuk akuntansi dan otomasi kantor.

d.            Masukan data

Ada beberapa pertimbangan penting yang diterapkan dalam masukan data meliputi:  efektivitas biaya, akurasi, keseragaman, dan keterpaduan. Pertimbangan penting untuk elemen sistem masukan data sama dengan pertimbangan penting untuk elemen sistem pemrosesan data. Salah satu pertimbangan yang sulit dalam perancangan sistem masukan data adalah akurasi. Penggunaan dokumen-dokumen sumber yang dirancang secara baik, akan mendorong karyawan untuk mencatat data secara akurat tanpa penghilangan-penghilangan.

e.             Pengendalian dan pengukuran-pengukuran keamanan

Kata mutiara yang sering didengar dalam industri komputer adalah ”sampah masuk, sampah keluar”, menekankan bahwa input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak dikendalikan  dengan bemar akan menghasilkan informasi yang bernilai rendah. Pengendalian harus dibangun ke dalam SIA untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasi. Pengendalian yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses perancangan sistem.

Perancang sistem membutuhkan alat tertentu untuk membantu proses perancangan. Misalnya teknik-teknik seperti, analisis masukan/keluaran, bagan arus sistem, diagram arus data, dan diagram Warnier-Orr. Masalah-masalah khusus yang lebih banyak dihadapi dalam perancangan sistem informasi adalah:

1. Perancangan formulir

Masalah ini harus diberi perhatian karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai dengan sistem. Perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem informasi. Teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir dapat Anda baca pada Modul 9 Kegiatan Belajar 2 halaman 9.14 sampai dengan halaman 9.15 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

2. Perancangan Database

Ada beberapa teknik yang bermanfaat dalam perancangan database yaitu: diagram struktur data, tata letak catatan, lembar analisis file, dan matriks-matriks yang berhubungan dengan file. Diagram struktur data menunjukkan hubungan antara berbagai jenis catatan dan mendefinisikan hubungan antara catatan-catatan data yang berbeda. Diagram tata letak catatan menunjukkan berbagai field data dalam catatan. Lembar analisis file memberikan informasi kepada perancang sistem tentang seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu. Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunjukkan hubungan antar file, isi, dan penggunaannya yang dapat membantu untuk menentukan penggunaan unsur-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsur-unsur data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia, dan mengoptimalkan struktur file secara umum. Paket-paket perancangan sistem, pemilihan perangkat lunak dan perangkat keras, dan pembuatan model sistem dapat Anda pelajari pada Modul 9 Kegiatan Belajar 2 halaman 9.16 sampai dengan halaman 9.21 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

IMPLEMENTASI SISTEM    

Implementasi sistem adalah proses memasang hardware dan software serta membuat SIA dan dapat berjalan.

Terdapat 3 langkah utama dalam implementasi sistem yaitu:

a.             Pembuatan rencana dan pengendalian untuk implementasi

Manajemen merupakan konsep kunci dalam implementasi sistem. Untuk mengelola proyek implementasi secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik yang berkaitan dengan 3 komponen utama, yaitu:

Ø  Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap

Ø  Anggaran spesifik untuk setiap tahap

Ø  Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek

b.            Pelaksanaan Aktivitas-aktivitas implementasi

Dalam melaksanakan rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Dalam pelaksanaan, manajemen dan tim sistem membuat pengumuman resmi tentang pelaksanaan proyek untuk meminimalkan kekacauan yang ditimbulkan dari pelaksanaan implementasi sistem. Aspek penting dalam tahap pelaksanaan adalah pengorganisasian tim proyek khusus yang mencakup orang-orang yang berpartisipasi dalam memformulasikan spesifikasi-spesifikasi rancangan.

Yang termasuk dalam aktivitas implementasi adalah:

v  Pelatihan karyawan,

v  Pembelian dan pemasangan peralatan komputer baru

v  Perancangan sistem terinci

v  Pendokumentasian sistem baru

v  Konversi file

v  Operasi pengujian

c.             Menindaklanjuti dan mengevaluasi sistem baru

Jika sistem baru sudah diimplementasikan, maka tindak lanjut diperlukan untuk meyakinkan bahwa sistem baru beroperasi sesuai dengan yang direncanakan.

PENGENDALIAN KEUANGAN & PENGENDALIAN NON KEUANGAN

a.             Pengendalian keuangan

      Anggaran Sistem Informasi

Sebagai pengurangan biaya secara keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran sistem informasi yang telah dilakukan.

      Hakikat biaya-biaya sistem informasi

Pada saat aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan, biaya-biaya yang terkait dapat menjadi pertimbangan. Jika aplikasi dikembangkan secara in house maka yang merupakan biaya-biaya utama adalah gaji dan waktu pemakaian komputer. Jika tidak ada staf baru atau peralatan yang dibutuhkan, maka total biaya pengembangan dapat dimasukkan dalam total biaya pengoperasian sistem informasi. Jika staf baru dan peralatan dibutuhkan karena pengembangan aplikasi baru maka biaya tambahan merupakan biaya variabel terhadap pengembangan baru.

      Pengendalian Perolehan dan Asuransi

Metode umum untuk membiayai perangkat keras sistem mainframe adalah dengan menyewanya dari pemasok. Kontrak-kontrak sewa biasanya mencakup biaya lembur jika peralatan digunakan di atas jumlah tertentu dan biasanya mencakup pemeliharaan dari pemasok. Sewa jangka panjang merupakan alternatif pembiayaan untuk membeli peralatan dari luar. Pola arus kas untuk sewa agak berbeda dibandingkan dengan beli, meskipun kewajiban pemakai dalam sewa jangka panjang adalah terhadap pemilik dari luar. Secara keuangan, keuntungan-keuntungan sewa dibandingkan dengan beli adalah pada pertimbangan pertimbangan anggaran modal tradisional, seperti biaya dan ketersediaan modal, umur manfaat, dan tarif penyusutan. Pertimbangan yang lain mencakup beban pemeliharaan rutin peralatan dan layanan perlengkapan lainnya, beban pemanfaatan lembur dalam sewa, opsi pembelian dan penjualan, dan lain-lain.

      Strategi-strategi Pengendalian Keuangan

Materi tentang strategi pengendalian keuangan dapat Anda pelajari secara lebih detail pada Modul 9 Kegiatan Belajar 3 halaman 9.37 sampai dengan halaman 9.44 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.

b.            Pengendalian Non-Keuangan

Pengendalian non-keuangan berkaitan dengan faktor yang berhubungan dengan informasi penting bagi manajemen dari sudut pandang pengendalian yang diukur tidak dengan nilai uang  misalnya, pengukuran kinerja perangkat keras, perangkat lunak, dan personal. Pengukuran kinerja perangkat keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan daya tanggap sistem.

Pendekatan keseluruhan untuk mengevaluasi perangkat lunak adalah dengan mensurvei para pemakai sistem, mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai. Untuk menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal, diperlukan penyajian laporan-laporan untuk beragam faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan untuk mengevaluasi kinerja personal, auditing sistem informasi, serta pemeliharaan dan modifikasi sistem dapat Anda baca dan pelajari pada Modul 9 Kegiatan Belajar 4 halaman 9.45 sampai dengan halaman 9.46 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.