Teman-teman
mahasiswa Tuton SIA, sampailah kita pada minggu terakhir dari serangkaian
kegiatan Tuton ini. Persiapkan diri
untuk menghadapi ujian dengan sebaik-baiknya. Yang harus anda lakukan adalah
membaca keseluruhan modul pada BMP Sistem Informasi Akuntansi (Sri Mulyani NS)
dan latihan menyelesaikan soal-soal. Jangan lupa untuk meng Upload Tugas-tugas
yang diberikan pada Tuton ini. Nilai
Tuton ini meliputi pengumpulan Tugas-2 dan partisipasi anda dalam Forum Diskusi.
Nilai Tuton ini akan memberikan kontribusi terhadap nilai akhir sebesar 30%.
Selamat Belajar dan Semoga Sukses..!
Amalia
Kusuma Wardini
Mengembangkan
software yang berkualitas dan bebas dari kesalahan adalah hal yang sulit dan
merupakan tugas yang memakan waktu, tetapi kebanyakan perusahaan ingin
mengimplementasikan sistem yang baru dan segera. Oleh karena pengembang
merasakan tekanan untuk mewujudkan “keajaiban” sistem, mereka mulai melewati
langlah-langkah dasar dalam analisis sistem dan perancangan (desain) sistem.
Menghilangkan langkah-langkah analisis sistem hanya akan mengarah pada bencana,
karena pengembang sistem akan mewujudkan sistem yang terstruktur dengan baik,
tetapi gagal dalam memenuhi kebutuhan pemakai.
Analisis
dan desain sistem yang efektif akan dapat memastikan bahwa pengembang dengan
benar menentukan masalah bisnis dan mendesain solusi yang tepat. Dalam banyak
kasus, kegiatan desain sistem diawali dengan tahap perencanaan (desain
konseptual sistem), dan berakhir pada tahap implementasi sistem. Pada saat
implementasi dalam siklus hidup pengembangan sistem, masalah yang seringkali
timbul adalah tentang spesifikasi perancangan. Dalam tahap desain konseptual sistem,
pengembang membuat sebuah kerangka kerja umum untuk mengimplementasikan
kebutuhan pemakai dan mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam tahap
analisis, misalnya mengembangkan sistem baru secara utuh, memodifikasi sistem
berjalan, dan sebagainya. Terdapat beberapa langkah penting dalam desain
konseptual sistem, meliputi:
a.
Perhitungan alternatif-alternatif
rancangan
Dalam
merancang sistem yang lengkap, ada dua pendekatan umum yaitu:
Merancang sistem
benar-benar dari awal
Perancang memilih
dan merekomendasikan sistem pra-buat (yang telah dirancang)
Dalam memodifiasi
sistem berjalan terdapat beberapa pendekatan dasar yang dapat diambil yaitu:
v Memodifikasi data yang dikumpulkan dan laporan yang dihasilkan
v Merancang ulang sistem berjalan mencakup
mengorganisasi ulang tanggung jawab pekerjaan
v Alternatif perancangan dapat diaplikasikan baik untuk
sistem baru atau untuk memodifikasi sistem berjalan
b.
Penjelasan
Alternatif
Jika daftar
alternatif-alternatif utama telah dibuat, setiap alternatif harus
didokumentasikan dan dijelaskan (diuraikan). Dalam alternatif perancangan
tersentralisasi, setiap divisi memberikan data akuntansi ke sistem komputer
pusat. Kemudian sistem komputer pusat akan membuat dan mendistribusikan laporan
kepada setiap divisi. Dalam alternatif perancangan terdesentralisasi, setiap
divisi memiliki komputer sendiri dan mengumpulkan data sendiri.
c.
Mengevaluasi
alternatif-alternatif
Kriteria utama
untuk memilih alternatif pada tahap implementasi adalah biaya kontra-manfaat
dan kelayakan. Selain itu, alternatif terpilih harus memenuhi seluruh
tujuan-tujuan sistem utama.
Tim desain sistem
harus mengidentifikasikan berbagai alternatif desain dan mengevaluasi setiap
desain sehubungan dengan standar-standar berikut ini:
Ø Seberapa baik desain tersebut memenuhi kebutuhan organisasi dan sistem?
Ø Seberapa baik desain tersebut meemnuhi kebutuhan pemakai?
Ø Apakah secara ekonomi layak?
Ø Apa keuntungan dan kelemahannya?
d.
Menyiapkan
spesifikasi desain/pembuatan spesifikasi rancangan
Setelah alternatif
desain telah dipilih, tim proyek mengembangkan spesifikasi desain konseptual
sistem untuk elemen-elemen berikut ini.
Output
Penyimpanan data
Input
Prosedur dan operasi
pemrosesan.
Aturan utama dalam
pembuatan spesifikasi-spesifikasi perancangan adalah bahwa para perancang harus
bekerja mundur (backward) dari
keluaran ke masukan. Dalam perancangan laporan dan keluaran-keluaran lainnya,
faktor-faktor yang harus dipertimbangkan adalah frekuensi pelaporan, media
keluaran, dan format laporan aktual. Dalam perancangan database,
pertimbangan-pertimbangan perancangan berkaitan dengan organisasi file, tata
letak catatan, media penyimpanan, dan volume penggunaan. Pada tahap pemrosesan,
harus dispesifikasikan mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dispesifikasikan
mengenai kalkulasi-kalkulasi yang harus dilakukan dalam urutan operasi yang
tepat. Dalam menspesifikasikan masukan harus dipertimbangkan mengenai format
masukan, media masukan, dan volume transaksi.
e.
Membuat laporan
desain konseptual sistem/pembuatan dan penyampaian spesifikasi rancangan sistem
Pada akhir tahap
desain konseptual sistem, tim proyek pengembangan membuat dan memberikan
laporan desain konseptual sistem dalam bentuk proposal. Secara umum, proposal
tersebut, akan mencakup kerangka waktu spesifik untuk penyelesaian, anggaran,
dan deskripsi kebutuhan personel, bagan arus dan diagram-diagram yang
menjelaskan sistem yang akan diimplementasikan. Tujuan dari laporan/
proposal adalah:
- Memberi petunjuk pada aktivitas desain sistem
- Mengomunikasikan bagaimana kebutuhan pihak
manajemen dan para pemakai akan dipenuhi
- Membantu komite pelaksana pengembangan sistem
menilai kelayakan sistem
PERTIMBANGAN
UMUM DAN TEKNIK PERANCANGAN
Pertimbangan-pertimbangan umum untuk setiap elemen sistem
utama dalam tahap perancangan adalah:
a.
Perancangan keluaran
(laporan atau dokumen)
Pertimbangan utama
dan paling penting dalam perancangan keluaran (laporan atau dokumen) adalah
efektivitas biaya. Prinsip efektivitas biaya harus diterapkan untuk seluruh
elemen dalam sistem. Masalah relevansi, kejelasan, dan ketepatwaktuan adalah
hal yang penting dalam laporan manajerial. Laporan-laporan harus mencakup
informasi yang relevan kepada pengambil keputusan tertentu. Pemuatan informasi
yang tidak relevan dalam laporan juga akan berakibat pada peningkatan biaya
informasi. Salah satu faktor yang berkaitan dengan kejelasan adalah judul dan
cakupan laporan yang tepat. Sehingga tidak perlu dibuat justifikasi bahwa para
manajer mengetahui isi laporan dan tidak perlu dijelaskan secara rinci.
b.
Perancangan Database
Ada beberapa pertimbangan
penting yang diterapkan dalam perancangan database meliputi: efektivitas biaya,
keterpaduan, standarisasi, fleksibilitas, keamanan, akurasi, efisiensi, dan
organisasi. Keterpaduan (integrasi) berarti menghindarkan pengumpulan dan
pemeliharaan unsur-unsur data yang sama lebih dari satu tempat perusahaan.
Standarisasi berarti bahwa seluruh unsur-unsur data dimasukkan dalam format
standar dan membuat nama jika digunakan untuk lebih dari satu tempat.
c.
Pemrosesan Data
Salah satu
pertimbangan penting dalam pemrosesan data adalah berkaitan dengan masalah
keseragaman dan keterpaduan. Seluruh sistem pemrosesan data perusahaan harus
berjalan sesuai dengan rencana-rencana umum. Misalnya, perusahaan harus
menetapkan tingkat kompatibilitas tertentu antara komputer yang digunakan untuk
akuntansi dan otomasi kantor.
d.
Masukan data
Ada beberapa
pertimbangan penting yang diterapkan dalam masukan data meliputi: efektivitas biaya, akurasi, keseragaman, dan
keterpaduan. Pertimbangan penting untuk elemen sistem masukan data sama dengan pertimbangan penting untuk
elemen sistem pemrosesan data. Salah satu pertimbangan yang sulit dalam
perancangan sistem masukan data adalah akurasi. Penggunaan dokumen-dokumen
sumber yang dirancang secara baik, akan mendorong karyawan untuk mencatat data
secara akurat tanpa penghilangan-penghilangan.
e.
Pengendalian dan
pengukuran-pengukuran keamanan
Kata mutiara yang
sering didengar dalam industri komputer adalah ”sampah masuk, sampah keluar”,
menekankan bahwa input, pemrosesan, dan fungsi database yang tidak
dikendalikan dengan bemar akan
menghasilkan informasi yang bernilai rendah. Pengendalian harus dibangun ke
dalam SIA untuk memastikan efektivitas, efisiensi, dan akurasi. Pengendalian
yang komprehensif dan tepat harus ditetapkan untuk setiap tahap dalam proses
perancangan sistem.
Perancang sistem membutuhkan alat tertentu untuk membantu
proses perancangan. Misalnya teknik-teknik seperti, analisis masukan/keluaran,
bagan arus sistem, diagram arus data, dan diagram Warnier-Orr. Masalah-masalah khusus yang lebih banyak dihadapi
dalam perancangan sistem informasi adalah:
1. Perancangan
formulir
Masalah ini harus
diberi perhatian karena formulir-formulir merupakan penghubung antara pemakai
dengan sistem. Perancangan sistem harus berfokus pada pembuatan dokumen-dokumen
yang bisa menjadi penghubung yang efektif antara para manajer dan sistem
informasi. Teknik khusus untuk perancangan dan analisis formulir dapat Anda
baca pada Modul 9 Kegiatan Belajar 2 halaman 9.14 sampai dengan halaman 9.15
BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.
2. Perancangan
Database
Ada beberapa teknik
yang bermanfaat dalam perancangan database yaitu: diagram struktur data, tata
letak catatan, lembar analisis file, dan matriks-matriks yang berhubungan
dengan file. Diagram struktur data menunjukkan hubungan antara berbagai jenis
catatan dan mendefinisikan hubungan antara catatan-catatan data yang berbeda.
Diagram tata letak catatan menunjukkan berbagai field data dalam catatan.
Lembar analisis file memberikan informasi kepada perancang sistem tentang
seluruh informasi relevan yang berkaitan dengan isi file tertentu.
Matriks-matriks yang berkaitan dengan file menunjukkan hubungan antar file,
isi, dan penggunaannya yang dapat membantu untuk menentukan penggunaan
unsur-unsur data dalam file secara efektif dan efisien, eliminasi unsur-unsur
data yang tidak dibutuhkan atau yang sia-sia, dan mengoptimalkan struktur file
secara umum. Paket-paket perancangan sistem, pemilihan perangkat lunak dan
perangkat keras, dan pembuatan model sistem dapat Anda pelajari pada Modul 9 Kegiatan
Belajar 2 halaman 9.16 sampai dengan halaman 9.21 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312.
IMPLEMENTASI
SISTEM
Implementasi sistem adalah proses memasang hardware dan software serta membuat SIA dan dapat berjalan.
Terdapat 3 langkah utama dalam implementasi sistem yaitu:
a.
Pembuatan rencana
dan pengendalian untuk implementasi
Manajemen merupakan
konsep kunci dalam implementasi sistem. Untuk mengelola proyek implementasi
secara memadai harus dibuat rencana-rencana spesifik yang berkaitan dengan 3
komponen utama, yaitu:
Ø Pemilahan proyek menjadi beberapa tahap
Ø Anggaran spesifik untuk setiap tahap
Ø Kerangka waktu spesifik untuk setiap tahap proyek
b.
Pelaksanaan
Aktivitas-aktivitas implementasi
Dalam melaksanakan
rencana implementasi, harus dilakukan pengukuran-pengukuran tertentu untuk
membantu transisi dan meyakinkan daya terima para karyawan perusahaan. Dalam
pelaksanaan, manajemen dan tim sistem membuat pengumuman resmi tentang
pelaksanaan proyek untuk meminimalkan kekacauan yang ditimbulkan dari
pelaksanaan implementasi sistem. Aspek penting dalam tahap pelaksanaan adalah
pengorganisasian tim proyek khusus yang mencakup orang-orang yang
berpartisipasi dalam memformulasikan spesifikasi-spesifikasi rancangan.
Yang
termasuk dalam aktivitas implementasi adalah:
v Pelatihan karyawan,
v Pembelian dan pemasangan peralatan komputer baru
v Perancangan sistem terinci
v Pendokumentasian sistem baru
v Konversi file
v Operasi pengujian
c.
Menindaklanjuti dan
mengevaluasi sistem baru
Jika sistem baru
sudah diimplementasikan, maka tindak lanjut diperlukan untuk meyakinkan bahwa
sistem baru beroperasi sesuai dengan yang direncanakan.
PENGENDALIAN
KEUANGAN & PENGENDALIAN NON KEUANGAN
a.
Pengendalian
keuangan
Anggaran Sistem
Informasi
Sebagai pengurangan
biaya secara keseluruhan, tujuan umum pengendalian keuangan adalah untuk
meningkatkan manfaat yang diperoleh atas pengeluaran sistem informasi yang
telah dilakukan.
Hakikat biaya-biaya
sistem informasi
Pada saat
aplikasi-aplikasi baru akan dikembangkan, biaya-biaya yang terkait dapat
menjadi pertimbangan. Jika aplikasi dikembangkan secara in house maka yang merupakan biaya-biaya utama adalah gaji dan
waktu pemakaian komputer. Jika tidak ada staf baru atau peralatan yang
dibutuhkan, maka total biaya pengembangan dapat dimasukkan dalam total biaya
pengoperasian sistem informasi. Jika staf baru dan peralatan dibutuhkan karena
pengembangan aplikasi baru maka biaya tambahan merupakan biaya variabel
terhadap pengembangan baru.
Pengendalian
Perolehan dan Asuransi
Metode umum untuk
membiayai perangkat keras sistem mainframe
adalah dengan menyewanya dari pemasok. Kontrak-kontrak sewa biasanya mencakup
biaya lembur jika peralatan digunakan di atas jumlah tertentu dan biasanya
mencakup pemeliharaan dari pemasok. Sewa jangka panjang merupakan alternatif
pembiayaan untuk membeli peralatan dari luar. Pola arus kas untuk sewa agak
berbeda dibandingkan dengan beli, meskipun kewajiban pemakai dalam sewa jangka
panjang adalah terhadap pemilik dari luar. Secara keuangan,
keuntungan-keuntungan sewa dibandingkan dengan beli adalah pada pertimbangan
pertimbangan anggaran modal tradisional, seperti biaya dan ketersediaan modal,
umur manfaat, dan tarif penyusutan. Pertimbangan yang lain mencakup beban
pemeliharaan rutin peralatan dan layanan perlengkapan lainnya, beban
pemanfaatan lembur dalam sewa, opsi pembelian dan penjualan, dan lain-lain.
Strategi-strategi
Pengendalian Keuangan
Materi tentang
strategi pengendalian keuangan dapat Anda pelajari secara lebih detail pada
Modul 9 Kegiatan Belajar 3 halaman 9.37 sampai dengan halaman 9.44 BMP Sistem
Informasi Akuntansi/EKSI4312.
b.
Pengendalian
Non-Keuangan
Pengendalian
non-keuangan berkaitan dengan faktor yang berhubungan dengan informasi penting
bagi manajemen dari sudut pandang pengendalian yang diukur tidak dengan nilai
uang misalnya, pengukuran kinerja
perangkat keras, perangkat lunak, dan personal. Pengukuran kinerja perangkat
keras mencakup pemanfaatan sistem, waktu penuh pengolahan dalam sistem, dan
daya tanggap sistem.
Pendekatan
keseluruhan untuk mengevaluasi perangkat lunak adalah dengan mensurvei para
pemakai sistem, mengajukan beberapa pertanyaan yang berkaitan dengan
penggunaan, fungsionalitas, dan kemudahan penggunaan bagi pemakai. Untuk
menerapkan pengendalian yang berkaitan dengan personal, diperlukan penyajian
laporan-laporan untuk beragam faktor. Berbagai jenis laporan yang diperlukan
untuk mengevaluasi kinerja personal, auditing sistem informasi, serta pemeliharaan
dan modifikasi sistem dapat Anda baca dan pelajari pada Modul 9 Kegiatan
Belajar 4 halaman 9.45 sampai dengan halaman 9.46 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar