(Sumber
: BMP Komunikasi Bisnis, Dr. Yosal Iriantara)
Dalam perencanaan presentasi ini, hal-hal
yang harus kita persiapkan adalah sebagai berikut:
1. Pengembangan gagasan utama.
Langkah pertama adalah merumuskan gagasan
utama. Gagasan utama ini menghubungkan pokok bahasan dan tujuan dengan kerangka
pengalaman khalayak, seperti yang sering kita lihat dalam iklan-iklan yang
menunjukkan manfaat sebuah produk untuk konsumen, misalnya Dancow menyehatkan
Anda. Sekarang cobalah merumuskan gagasan utama tersebut dalam sebuah kalimat
yang merangkumkan argumen untuk meyakinkan khalayak. Anda bisa melihat contoh
berikut ini :
Peningkatan
permintaan pada kendaraan troda empat dengan cc kecil yang lebih hemat bahan
bakar akibat terjadinya peningkatan harga BBM.
2. Membuat kerangka.
Dengan
gagasan utama yang sudah dipersiapkan dengan baik, Anda bisa mulai
menyusun kerangka. Struktur kerangka ini hendaknya memperhitungkan pokok
bahasan, tujuan, khalayak, dan waktu tersedia untuk presentasi. Untuk contoh
kerangka presentasi lihat di bawah ini :
KOMPETITOR
BARU MERAMAIKAN
BISNIS FAST-FOOD
Tujuan:
Menyadarkan para pemiliki usaha waralaba atas peningkatan ancaman
persaingan dari toko-toko swalayan terkemuka.
I. Pembukaan:
perebutan pangsa pasar di antara pemilik usaha waralaba semakin sengit dengan
masuknya toko-toko swalayan terkemuka dalam bisnis ini.
II. Toko-toko swalayan terkemuka semakin
menunjukkan ancamannya.
§ Toko-toko
swalayan terkemuka tahun ini berhasil memperoleh Rp. 78 milyar dari penjualan makanan cepat-saji dan tingkat
pertumbuhan penjualannya mencapai
15%/tahun.
§ Dua toko
swalayan kelas C yang mengembangkan bisnis makanan cepat-saji ini adalah TS
Dept. Store dan Saeroh Dept. Store. TS Dept. Store mengembangkanmakanan cepat-saji dari milkshake sampai hotdogs dan hamburger. Sedangkan Saeroh Dept. Store
berhasil melakukan eksperimen untuk
pengembangan restoran fast-food yang self-service.
§ Sementara banyak
toko swalayan lain yang kini sedang menyiapkan rencana
membuka restoran fast-food dan uji-coba
untuk keperluan ini sedang berlangsung.
III.
Toko-toko swalayan terkemuka sedang membangun food-court dengan menu yang
menarik konsumen.
IV. Toko-toko swalayan tersebut sangat dibantu oleh
promosi periklanan.
V. Kesimpulan:
Ambisi toko-toko swalayan terkemuka itu memaksa kita untuk menambah investasi agar bisnis waralaba makanan cepat-saji ini tetap
dapat menghasilkan uang.
Dalam membuat perencanaan presentasi ini,
kita juga harus memasukkan pertimbangan waktu pada saat kita membuat kerangka
presentasi ini. Karena, presentasi yang terlalu lama juga tidak efektif.
Khalayak akan bosan, apalagi bila kita sudah mengulang-ulang informasi yang
sama yang sudah dimengerti dan diketahui oleh khalayak. Lama presentasi
tersebut jelas ditentukan oleh panjangnya presentasi. Untuk memperkirakan
berapa lama presentasi kita berlangsung bisa dihitung dengan jumlah kata-kata
yang diucapkan dalam satu menit. Rata-rata kita mengucapkan kata-kata 125
kata/menit.
Selain itu, dalam perencanaan presentasi kita
juga memperhitungkan gaya presentasi kita.
Gaya presentasi ini umumnya dibagi menjadi 3 yakni gaya presentasi untuk
kelompok kecil, gaya resmi untuk kelompok besar dan gaya presentasi untuk
peristiwa penting.
Dalam melakukan presentasi ini, untuk lebih
meningkatkan efektivitas komunikasi kita sudah lazim dipergunakan alat bantu
audio-visual. Pentingnya menggunakan alat-bantu audio-visual ini adalah untuk
membantu baik pembicara maupun khalayak mengarahkan perhatian kepada hal-hal
yang penting. Gagasan utama kita jadi lebih mudah diingat dan dimengerti oleh
khalayak.
Pertama-tama kita melihat dua jenis alat
bantu visual ini. Pertama visualisasi teks yang dibentuk dengan menggunakan
kata-kata yang akan membantu khalayak mengikuti arus gagasan. Dengan
visualisasi teks ini, kita menyajikan rangkuman pesan sehingga khalayak dapat
melihat pikiran-pikiran yang disampaikan. Kedua visualisasi grafis yang
memberikan penekanan terhadap fakta-fakta penting. Visualisasi ini membantu
khalayak memahami data numerik dan jenis informasi lain yang sukar difahami
kalau dinyatakan secara lisan.
Namun kita harus waspada, penggunaan alat
bantu visual tersebut dapat menjadi kontraproduktif. Karena itu, agar alat
bantu tersebut membantu efektivitas komunikasi kita, perhatikanlah hal-hal di
bawah ini:
§
Pastikan semua
khalayak dapat melihat dengan baik
§
Berikan kesempatan
kepada khlayak untuk membaca visualisasi itu sebelum Anda memberikan uraian.
§
Batasi setiap alat
bantu visual itu hanya untuk satu gagasan.
§
Jangan menyampaikan
sesuatu yang bertentangan antara penjelasan lisan dengan visualisasi.
§
Jangan membaca teks
yang divisualisasikan kata demi kata.
§
Ketika selesai
membahas butir yang divisualisasikan, segeralah hentikan alat visualisasi
tersebut.
Sekarang kita akan membahas medium yang tepat
untuk membantu presentasi kita, ada banyak medium yang kita pilih dari
alternatif berikut ini:
§ Handout. Ketika melakukan presentasi Anda mungkin membagikan
lembaran kertas yang berisikan agenda, kerangka program, abstrak laporan, atau
bahan pendukung seperti tabel dan grafik. Handout
ini akan membantu khalayak memperhatikan pokok gagasan Anda. Namun dapat
juga mengganggu karena khalayak lebih tertarik pada handout daripada uraian Anda.
§ Papan tulis. Untuk presentasi pada kelompok kecil, Anda mungkin
memilih papan tulis guna menggambarkan gagasan Anda, karena medium ini langsung
kita gunakan, maka sifatnya amat fleksibel. Namun untuk situasi tertentu
penggunaan papan tulis ini terkesan sangat informal.
§ Overhead
projektor (OHP). Alat bantu yang paling
umum dipergunakan dalam presentasi bisnis adalah OHP ini. Karena alat ini dapat
memproyeksikan transparansi pada layar di tengah sinar yang benderang.
Transparansi ini dengan mudah dapat kita buat secara manual, fotokopi, atau
menggunakan komputer. Kini, sudah terbiasa digunakan LCD projector dan mulai menggantikan OHP dalam banyak kegiatan
presentasi bisnis.
§ Slide. Isi slide dapat berupa teks grafis atau gambar atau juga
bila Anda sudah mahir dapat menggabungkan ketiganya. sayangnya slide hanya bisa diproyeksikanm di ruang
yang relatif gelap.
§ Alat bantu lain. Dalam presentasi teknis maupun ilmiah, sampel produk
atau model dapat dipergunakan sebagai alat bantu, sehingga khalayak bisa
mrngalaminya secara langsung. Selain itu kita juga dapat menggunakan videotape atau audiotape dan film. Videotape dan film cukup efektif untuk
menarik perhatian khalayak karena disajikan secara lebih hidup dan berwarna.
Secara umum penggunaan alat bantu
audio-visual dapat memperlihatkan bagaimana sesuatu terlihat, bekerja atau
berhubungan satu sama lain. Namun hendaknya kita ingat bahwa alat bantu
audio-visual tersebut bukan merupakan pengganti kata-kata lisan, melainkan alat
bantu untuk menarik dan membangun minat, serta untuk menunjukkan informasi yang
penting. Oleh karena itu, kita harus pandai memilih medium mana yang paling
tepat dalam melakukan presentasi.
Dalam hal penggunaan media atau medium
presentasi ini, kita teringat pada kenyataan bahwa dalam presentasi adakalanya
yang lebih dipentingkan adalah cara atau bagaimana mempresentasikannya, bukan
apa atau materi presentasinya. Tentu saja pernyataan tersebut bukan mengecilkan
materi presentasi dan lebih menekankan pada cara presentasinya. Namun
pernyataan tersebut lebih dimaksudkan bahwa bagaimana kita mempresentasikan pun
harus diperhatikan, bukan hanya memperhatikan apa yang dipresentasikan
saja.
Bila presentasi kita menggunakan alat bantu
seperti OHP atau LCD projector, maka sangat penting untuk mempersiapkan materi yang
akan ditayangkan. Materi yang akan ditayangkan tersebut adalah kalimat-kalimat
inti yang ditulis dengan singkat. Kita tak perlu memuat seluruh kalimat dalam
lembar transparansi bila menggunakan OHP atau slide PowerPoint bila
menggunakan LCD projector karena akan
menyulitkan khalayak membacanya, melainkan hanya kata-kata kunci yang penting
saja.
Kita lihat gambar berikut:
Gambar : Slide untuk Presentasi dengan menggunakan
PowerPoint LCD Projector
Sumber: Presentasi
“Filosofi Pendidikan Politeknik” oleh Dr.Ir. Bambang Boediono, ME
Kita bisa melihat pada Gambar itu, hanya butir-butir pokok saja yang
ditayangkan. Ada 7 kelompok kalimat yang dituliskan dalam slide untuk bagian pembahasan mengenai masyarakat pengguna program
diploma politeknik. Ringkasnya kalimat yang ditampilkan membantu khalayak untuk
memahami butir-butir pokok atau pikiran-pikiran utama yang dipresentasikan.
Selanjutnya,
setelah persiapan selesai tentu kita harus menetapkan bagaimana presentasi akan
kita lakukan. Ini berkenaan dengan bagaimana cara presentasi tersebut akan
dilangsungkan yang berarti kitab harus juga mempelajari metode presentasi
seperti berikut ini.
Metode Presentasi
Kini tibalah kita pada pembahasan mengenai
teknik penyampaian presentasi. Dalam teknik penyampaian ini kita bisa memilih
salah satu dari empat metode penyampaian berikut ini :
-
Memori. Janganlah
Anda menghapalkan semua pesan yang akan dipresentasikan, karena akan sulit
untuk mengingat semuanya. Cukup mengingat garis besarnya saja.
-
Membaca. Bila kita
mempresentasikan pesan yang bersifat teknis dan kompleks, tak usah ragu untuk
membaca dari teks yang sudah kita persiapkan, ketika kita harus membaca jangan
sampai kita kehilangan kontak mata dengan khalayak. Untuk itu kita dapat berhenti
sesaat untuk melihat khalayak, mengangkat tangan, atau mengeraskan dan
melembutkan suara.
-
Berbicara dengan memegang catatan. Anda membuat catatan hal- hal yang penting, kemudian Anda berbicara melalui catatan tersebut.
Ketika pendengar kelihatan bingung, Anda dapat lebih menjelaskan butir tersebut
atau beralih ke pokok bahasan lain.
-
Berbicara impromtu.
kalau Anda diminta untuk berbicara secara mendadak, itulah impromtu. Dalam
situasi seperti ini, pikirkanlah beberapa saat apa yang hendak Anda katakan,
tapi ingat jangan tergoda untuk melantur.
Menjawab Pertanyaan
Dalam presentasi tentu saja ada biasanya
selalu disediakan sesi tanya-jawab. Apalag bila kita mengingingkan presentasi
itu bukan merupakan komunikasi satu arah melainkan presentasi yang dibangun dengan semangat
dialog dan intearktif. Berikut ini beberapa cara menjawab pertanyaan yang
diajukan khalayak presentasi kita:
a.
Jawab pertanyaan
dengan singkat dan sikap manis. Ketika menjawab pertanyaan fokuskan perhatian
kita pada orang yang mengajukan pertanyaan dengan memperhatikan bahasa tubuh
dan ekspresi wajah agar kita dapat memastikan apa yang dimaksudkannya. Kemudian
dengarkan dengan penuh seksama. Saat menjawab, ulangi pokok pertanyaan itu
untuk memastikan kita memahami maksudnya dan membantu khalayak lain memahami
pertanyaan yang diajukan.
b.
Jangan biarkan
khalayak memonopoli perhatian kita. Mungkin ada satu dua khalayak yang
memonopoli sesi tanya jawab. Cobalah Anda memberi kesempatan kepada orang lain
yang duduk di bagian lain ruang presentasi.
c.
Menjawab tanpa
emosional pertanyaan keras. Kebanyakan orang mengajukan pertanyaan hanya untuk
sekedar meminta penjelasan atau informasi tambahan. Biasanya kita akan menjawab
pertanyaan seperti ini dengan ramah, namun ada juga khalayak yang bertanya dengan
keras. Ketika ini terjadi tetaplah tenang. tataplah mata penanya dan jawablah
pertanyaan sebaik mungkin tanpa memperlihatkan perasaan kita.
Sedangkan
Anjali (2007: 247-249) memberikan saran yang lebih teknis dan operasional dalam
menjawab pertanyaan dari khalayak. Menurut Anjali, dalam menjawab pertanyaan
khalayak itu, strategi yang dikembangkan adalah:
a.
terima pertanyaan
dari seluruh khalayak
b.
simak pertanyaan
khalayak drengan seksama
c.
batasi jumlah
pertanyaan khalayak
d.
berikan jawaban yang
berkualitas
e.
fokuskan jawaban
sesuai topik utama
Selanjutnya,
kita pun penting memperhatikan kredibilitas kita sebagai penyaji dalam sebuah
kegiatan presentasi. Karena dalam presentasi, kredibilitas kita sebagai penyaji
sangat penting. Itulah sebabnya mengapa kita harus berupaya memaksimalkan
kredibilitas tersebut. Kredibilitas kita bisa ditingkatkan dengan cara seperti
berikut :
a.
Menunjukkan
kompetensi. Pendengar akan terpengaruh oleh orang yang dipercaya memiliki
kualifikasi dalam bidang tertentu. Karena itu kita
harus (a) memiliki pengetahuan mengenai pokok bahasan, (b) memperkenalkan
kredensial seperti gelar akademik dan pengalaman profesional, dan (c)
memperlihatkan kemampuan.
b.
Raih kepercayaan
khalayak. Untuk ini Anda harus bersikap
jujur dan tidak memihak.
c.
Menekankan kesamaan
dengan khalayak.
d.
Meningkatkan imbauan
Anda pada khalayak, dengan memperhatikan penampilan.
e.
Memperlihatkan
ketulusan.
Hal lain yang penting kita perhatikan adalah
saat kita menyampaikan presentasi kita. Ini merupakan hal-hal teknis, yang
kelihatannya sepele namun sangat menentukan keberhasilan presentasi kita.
Hal-hal yang perlu diperhatikan pada saat kita menyampaikan presentasi adalah:
a.
jaga kontak mata
dengan khalayak,
b.
berbicara dengan
jelas dan tegas,
c.
jangan berbicara
terlampau cepat,
d.
pastikan suara Anda
dapat didengar semua orang,
e.
berbicara dengan
gaya asli Anda sendiri,
f.
berdiri tegak,
g.
gunakan gerak-gerik
yang alami,
h.
jawab pertanyaan
dengan penuh kesabaran, dan
i.
jaga perasaan Anda
ketika menghadapi kritik.
Saran presentatsi, khususnya dalam posisi kita sebagai
penyaji, seperti yang dikemukakan Anjali (2007:51) berikut ini:
- pendengar kita adalah orang
yang beragam sifatnya, jumlahnya, atau kualitasnya
- kebutuhan pendengar haris
lebih diutamakan daripada kebutuhan kita sebagai penyaji
- seorang penyaji bertugas
melayani dengan cara memberikan cara, gaya, dan isi presentasi yang
dibutuhkan oleh pendengar
- terkadang penyaji harus
mengikuti kecenderungan pendengar dalam hal pembicaraan dan seni
berbicara.
UNTUK TUGAS BISA WA 081902465337
