Pengendalian Intern, Manajer dan Keputusan

INISIASI 6

A. Pengendalian Intern

Eksposur adalah risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangan yang dapat menimbulkan efek yang buruk bagi operasi perusahaan atau bahkan timbul secara terus menerus. Eksposur melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.

Eksposur meliputi antara lain:

      Biaya berlebihan

      Pendapatan menurun

      Kehilangan aktiva

      Akuntansi yang tidak akurat

      Interupsi bisnis

      Sanksi wajib

      Kerugian kompetitif

      Penipuan dan penggelapan

Pengendalian internal (internal control) adalah rencana organisasi yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi, serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.

Struktur Pengendalian Intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tertentu organisasi. Sistem tersebut hanya menyediakan jaminan yang wajar, karena pihak yang memberikan jaminan penuh akan sulit untuk melaksanakan tahap desain dan biayanya mahal.

Pengendalian internal melaksanakan 3 fungsi penting yaitu:

1. Pengendalian untuk pencegahan (preventive control) mencegah timbulnya suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul. Mempekerjakan personel akuntansi yang berkualifikasi tinggi, pemisahan tugas pegawai yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas asset, fasilitas dan informasi, merupakan pencegahan yang efektif.
2. Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control) dibutuhkan untuk mengungkapkan masalah, begitu masalah tersebut muncul. Contohnya, pemeriksaan atas salinan perhitungan, mempersiapkan rekonsiliai bank dan neraca saldo setiap bulan.
3. Pengendalian korektif (corrective control) memecahkan masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, dan mengubah sistem agar masalah di masa mendatang dapat diminimalisasi atau dihilangkan. Contohnya, pemeliharaan kopi cadangan (back-up copies) atas transaksi dan file utama, dan mengikuti prosedur untuk memperbaiki kesalahan memasukkan data, seperti juga kesalahan dalam menyerahkan kembali transaksi untuk proses lebih lanjut.

Struktur Pengendalan Intern terdiri dari 3 elemen yaitu:

1.   Lingkungan Pengendalian

      Terdiri dari faktor-faktor berikut ini.

      a. Filosofi dan gaya operasional manjemen

Filosofi dan gaya operasional manajemen dapat dinlai dengan cara menjawab pertanyaan berikut ini.

Ø  Apakah pihak manajemen mengambil risiko yang tidak sepantasnya untuk mencapai tujuan perusahaan atau apakah pihak manajemen menilai tensi risiko sebelum bertindak?

Ø  Apakah pihak manajemen mencoba untuk memanipulasi ukuran-ukuran kinerja seperti pemasukan bersih, agar kinerjanya dapat dilihat dalam pandangan yang lebih baik?

Ø  Apakah pihak manajemen menekan para pegawai untuk mencapai hasil apa pun metode yang dipergunakan atau apakah pihak manajemen menuntut perilaku yang beretika? Dengan kata lain, apakah pihak manajemen yakin bahwa hasil dapat membenarkan cara?

b. Struktur organisasi

Struktur organisasi perusahaan menetapkan garis otoritas dan tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan, dan pengendalian operasinya. Aspek-aspek penting dalam struktur organisasi meliputi, sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk tugas-tugas tertentu, cara alokasi tanggung jawab mempengaruhi informasi pihak manajemen, dan organisasi fungsi sistem informasi dan akuntansi.

c. Fungsi dewan komisaris dan anggota-anggotanya

Seluruh perusahaan yang terdaftar di New York Exchange harus memiliki komite audit (audit committee) yang secara keseluruhan terdiri dari para komisaris (non pegawai) dari luar perusahaan. Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian intern perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan kepatuhannya terhadap hukum, peraturan, dan standar yang terkait.

  

d. Metode membebankan otoritas dan tanggung jawab

Pihak manajemen harus memberikan tanggung jawab untuk tujuan bisnis tertentu ke departemen dan individu yang terkait serta kemudian membuat mereka bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. Memorandum tertulis, pedoman kebijakan, dan pedoman prosdur merupakan alat umum yang digunakan untuk membebankan otoritas dan tanggung jawab secara formal dalam organisasi.

e. Metode-metode pengendalian manajemen

Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan tujuan-tujuan operasi kepada para bawahan dan untuk mengevaluasi hasil-hasilnya. Metode-metode pengendalian manajemen menetapkan penggunaan dan pertanggungjawaban sumber daya yang juga penting untuk menetapkan sistem yang mengakumulasikan dan memproses transaksi-transaksi dengan cara yang sesuai dengan kebutuhan manajemen.

f. Fungsi audit intern

Fungsi audit intern secara umum dalam suatu organisasi besar adalah untuk memonitor dan mengevaluasi pengendalian secara terus-menerus. Tujuan dari adanya fungsi audit intern adalah untuk membantu manajemen dalam menganalisis dan menilai aktivitas dari sistem sebagai:

v  Sistem informasi organisasi

v  Struktur pengendalian intern organisasi

v  Ketaatan terhadap kebijakan, prosedur, dan rencana-rencana operasi

v  Kualitas kinerja karyawan –karyawan perusahaan

g. Kebijakan dan praktik-praktik kepegawaian

Untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya, karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan atau pelatihan. Kualifikasi mencakup pengalaman intelegensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan kepemimpinan. Dalam hal kebijakan, tanggung jawab atas tugas-tugas khusus dalam suatu organisasi harus diuraikan secara jelas melalui pedoman-pedoman, pembagian-pembagian tugas, atau dokumentasi lainnya. Pembagian tugas yang efektif tergantung pada perencanan atas seluruh prosedur dan pembebanan fungsi secara hati-hati ke orang-orang di dalam organisasi. Prosedur-prosedur tertulis, instruksi-instruksi, dan pembagian tugas akan mencegah adanya duplikasi pekerjaan, tumpang tindih fungsi-fungsi, penghilangan fungsi-fungsi yang penting, kesalahpahaman, dan situasi yang dapat melemahkan pengendalian akuntansi intern.

h. Pengaruh dari luar yang berkaitan dengan perusahaan

Pengaruh tersebut, misalnya:

Ø  Rotasi pekerjaan dan cuti yang diharuskan

Ø  Pengendalian ganda

Ø  Pengaruh ekstern terhadap suatu pihak

2.   Sistem Akuntansi

Sistem akuntansi terdiri dari metode, catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan, menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi serta menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban. Sistem akuntansi dan pengendalian operasional sangat berkaitan erat dalam suatu organisasi.

3.   Prosedur-prosedur Pengendalian

Adalah kebijakan dan prosedur-prosedur yang tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan tertentu akan dapat dicapai. Prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi. Prosedur-prosedur pengendalian tersebut meliputi:

      Otorisasi transaksi dan aktivitas-aktivitas yang memadai

      Persetujuan

      Pemisahan tugas

      Pemisahan otorisasi dan pencatatan transaksi

      Pemisahan otorisasi dan penanganan fisik aktiva

      Pemisahan penanganan fisik dan pencatatan transaksi

      Dokumen dan catatan yang memadai

      Pembatasan akses terhadap aktiva

      Pengecekan independen atas kinerja

Teknik-teknik analitis umum yang digunakan dalam analisis pengendalian intern adalah kuesioner pengendalian intern. Kuesioner tersebut secara tradisional merupakan elemen penting dalam program audit sehingga kuesioner merupakan format standar pada KAP, departemen audit intern, dan organisasi lain yang secara tetap melakukan penelaahan atas pengendalian intern. Contoh dari kuesioner tersebut dapat Anda baca pada modul 7 Kegiatan Belajar 1 halaman 7.18 sampai dengan halaman 7.19 BMP Sistem Informasi Akuntansi /EKSI4312.

B. Manajer dan Keputusan

Dalam suatu organisasi, kewenangan untuk membuat keputusan didelegasikan kepada manajer. Pengambilan keputusan akan berkaitan dengan aktivitas berikut ini.

v  Mengorganisasikan pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut.

v  Memperoleh sumber daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang dikehendaki.

v  Mengalokasikan sumber daya yang diperoleh ke masing-masing pekerjan dan menentukan penggunaan yang tepat dari sumber daya-sumber daya tersebut.

v  Mengkoordinasikan dan menyelia karyawan apabila dibutuhkan dalam rangka melaksanakan tujuan-tujuan perusahaan.

v  Memonitor aktivitas-aktivitas perusahaan dan hasil-hasil dari pekerjaan-pekerjaan tertentu serta mengambil tindakan perbaikan jika terjadi penyimpangan dari rencana.

Terdapat 6 tahap yang dilakukan oleh manajer ketika mengambil keputusan yaitu:

1.                              Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah

2.                              Menentukan alternatif tindakan

3.                              Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin

4.                              Memilih altenatif tindakan terbaik

5.                              Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih

6.                              Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya bahwa hasil yang diinginkan

akan diperoleh

Saudara mahasiswa, Sistem Informasi Akuntansi menyediakan informasi yang berguna untuk pengambilan keputusan bagi para manajer. Laporan merupakan sarana interaksi yang penting antar suatu sistem informasi dengan pemakai informasi dari sistem tersebut. Laporan-laporan merupakan sarana formal untuk membawa informasi kepada para manajer. Istilah laporan cenderung berkonotasi pada pesan tertulis yang disajikan di kertas. Pada kenyataannya, laporan manajemen dapat mengambil bentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan pemakainya. Laporan dapat berupa dokumen kertas atau imaji elektronik yang disajikan di terminal komputer. Agar berguna, laporan harus memiliki kandungan informasi. Nilainya adalah efeknya terhadap pemakai. Hal ini dapat ditunjukkan dalam dua tujuan pelaporan umum: 1) mengurangi tingkat ketidakpastian yang berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan, 2) mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif. Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan berarti kurang kandungan informasinya dan tidak bernilai. Agar efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini.

ü  Relevan: setiap elemen informasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan manajer.

ü  Ringkas: laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer dalam hierarki organisasi.

ü  Orientasi pengecualian: laporan-laporan kontrol harus mengidentifikasi aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar kontrol dan harus mengabaikan aktivitas yang dibawah kontrol.

ü  Akurasi: informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material. Suatu kesalahan yang sifatnya material akan membuat pemakai mengambil keputusan yang salah.

ü  Kelengkapan: informasi harus selengkap mungkin. Idealnya, setiap informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan harus ada dalam laporan.

ü  Tepat Waktu: informasi yang tepat waktu yaitu cukup lengkap dan akurat, lebih berharga daripada informasi yang sempurna tetapi terlambat untuk digunakan.

Misalnya, jika setiap minggu seorang manajer memutuskan pembelian persediaan berdasarkan laporan status persediaan mingguan, informasi dalam laporan harus berusia tidak lebih dari seminggu.

Laporan dapat dianggap sebagi bagian dari subsistem yang disebut sistem pelaporan. Agar sistem pelaporan menjadi efektif, sistem pelaporan harus merupakan komponen terpadu dari sistem informasi di mana seluruh akun menggunakan skema kode yang seragam.

Berikut ini penjelasan dari beberapa sistem pelaporan, yaitu:

1. Sistem pelaporan akuntansi keuangan bertujuan untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban untuk pemilik dan kreditor perusahaan. Sistem ini berfokus pada pembuatan atau penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba rugi, laporan posisi keuangan, dan laporan perubahan posisi keuangan.
2. Sistem pelaporan akuntansi biaya bertujuan untuk menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan.
3. Sistem pelaporan akuntansi pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya-biaya ke pusat-pusat pertanggungjawaban. Sebagian besar pelaporan manajemen melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Arus informasi dalam sistem pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran informasi. Arus informasi ke atas dan ke bawah tersebut mewakili 2 tahap akuntansi pertanggungjawaban yaitu: 1) menciptakan serangkaian tujuan kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer dan 2) melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan tujuan-tujuan tersebut.

Konsep utama yang mendasari adalah akuntansi pertanggungjawaban yang menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri ke pertanggungjawaban individu tertentu.

4. Sistem pelaporan profitabilitas mencakup sistem anggaran dan laporan pengendalian yang meliputi tingkat dalam bagan organisasi yang dapat memeberikan pandangan kepada masing-masing manajer tentang kontribusi unit organisasi teradap laba secara keseluruhan. Konsep utama yang mendasari pelaporan profitabilitas adalah perencanaan laba.

Perlu Anda ketahui bahwa, untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur mengorganisasikan kegiatan mereka ke dalam unit-unit yang disebut sebagai pusat-pusat pertanggungjawaban. Bentuk yang paling umum dari pusat pertanggungjawaban adalah pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.

Pusat Biaya

Suatu pusat biaya merupakan suatu unit organisasional dengan tanggung jawab atas manajemen biaya dalam batas-batas anggaran. Misalnya, suatu departemen produksi dapat bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan biaya produksi dalam jumlah anggaran. Laporan kinerja untuk manajer pusat biaya mencerminkan perilaku biaya yang dapat dikontrol dengan fokus anggaran biaya, biaya aktual, dan varian dari anggaran.

Pusat Laba

Seorang manajer pusat laba bertanggung jawab untuk mengontrol biaya dan menghasilkan pendapatan. Misalnya, seorang manajer lokal dari suatu pertokoan nasional dapat saja bertanggung jawab atas keputusn tentang:

Ø  Item-item barang dagang mana yang disimpan di gudang

Ø  Berapa harganya

Ø  Jenis aktivitas promosi untuk produk

Ø  Tingkat iklannya

Ø  Ukuran staf dan mempekerjakan pegawai

Ø  Melakukan pemeliharaan dan peningkatan modal investasi

Pusat Investasi

Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum untuk mengambil keputusan yang secara mendasar mempengaruhi organisasi.