INISIASI 6
A. Pengendalian
Intern
Eksposur adalah
risiko dikalikan dengan konsekuensi keuangan yang dapat menimbulkan efek yang
buruk bagi operasi perusahaan atau bahkan timbul secara terus menerus. Eksposur
melekat dalam operasi setiap organisasi dan dapat timbul karena berbagai sebab.
Eksposur
meliputi antara lain:
Biaya
berlebihan
Pendapatan
menurun
Kehilangan
aktiva
Akuntansi
yang tidak akurat
Interupsi
bisnis
Sanksi
wajib
Kerugian
kompetitif
Penipuan
dan penggelapan
Pengendalian
internal (internal control) adalah
rencana organisasi yang dipergunakan untuk menjaga asset, memberikan informasi
yang akurat dan andal, mendorong dan memperbaiki efisiensi jalannya organisasi,
serta mendorong kesesuaian dengan kebijakan yang telah ditetapkan.
Struktur
Pengendalian Intern terdiri dari kebijakan dan prosedur yang dibuat untuk
memberikan tingkat jaminan yang wajar atas pencapaian tertentu organisasi.
Sistem tersebut hanya menyediakan jaminan yang wajar, karena pihak yang memberikan
jaminan penuh akan sulit untuk melaksanakan tahap desain dan biayanya mahal.
Pengendalian
internal melaksanakan 3 fungsi penting yaitu:
- Pengendalian untuk pencegahan (preventive control) mencegah
timbulnya suatu masalah sebelum masalah tersebut muncul. Mempekerjakan
personel akuntansi yang berkualifikasi tinggi, pemisahan tugas pegawai
yang memadai, dan secara efektif mengendalikan akses fisik atas asset,
fasilitas dan informasi, merupakan pencegahan yang efektif.
- Pengendalian untuk pemeriksaan (detective control) dibutuhkan untuk
mengungkapkan masalah, begitu masalah tersebut muncul. Contohnya, pemeriksaan
atas salinan perhitungan, mempersiapkan rekonsiliai bank dan neraca saldo
setiap bulan.
- Pengendalian korektif (corrective control) memecahkan
masalah yang ditemukan oleh pengendalian untuk pemeriksaan. Pengendalian
ini mencakup prosedur yang dilaksanakan untuk mengidentifikasi penyebab
masalah, memperbaiki kesalahan atau kesulitan yang ditimbulkan, dan mengubah
sistem agar masalah di masa mendatang dapat diminimalisasi atau dihilangkan.
Contohnya, pemeliharaan kopi cadangan (back-up
copies) atas transaksi dan file utama, dan mengikuti prosedur untuk
memperbaiki kesalahan memasukkan data, seperti juga kesalahan dalam
menyerahkan kembali transaksi untuk proses lebih lanjut.
Struktur
Pengendalan Intern terdiri dari 3 elemen yaitu:
1. Lingkungan
Pengendalian
Terdiri dari faktor-faktor berikut ini.
a. Filosofi dan
gaya operasional manjemen
Filosofi dan gaya operasional manajemen dapat dinlai dengan cara
menjawab pertanyaan berikut ini.
Ø Apakah pihak manajemen mengambil risiko yang
tidak sepantasnya untuk mencapai tujuan perusahaan atau apakah pihak manajemen
menilai tensi risiko sebelum bertindak?
Ø Apakah pihak manajemen mencoba untuk
memanipulasi ukuran-ukuran kinerja seperti pemasukan bersih, agar kinerjanya
dapat dilihat dalam pandangan yang lebih baik?
Ø Apakah pihak manajemen menekan para pegawai
untuk mencapai hasil apa pun metode yang dipergunakan atau apakah pihak
manajemen menuntut perilaku yang beretika? Dengan kata lain, apakah pihak
manajemen yakin bahwa hasil dapat membenarkan cara?
b. Struktur organisasi
Struktur organisasi perusahaan menetapkan garis otoritas dan
tanggung jawab serta menyediakan kerangka umum untuk perencanaan, pengarahan,
dan pengendalian operasinya. Aspek-aspek penting dalam struktur organisasi
meliputi, sentralisasi atau desentralisasi otoritas, penetapan tanggung jawab untuk
tugas-tugas tertentu, cara alokasi tanggung jawab mempengaruhi informasi pihak
manajemen, dan organisasi fungsi sistem informasi dan akuntansi.
c. Fungsi dewan komisaris dan
anggota-anggotanya
Seluruh perusahaan yang terdaftar di New York Exchange harus memiliki komite
audit (audit committee) yang secara
keseluruhan terdiri dari para komisaris (non pegawai) dari luar perusahaan.
Komite audit bertanggung jawab untuk mengawasi struktur pengendalian intern
perusahaan, proses pelaporan keuangan, dan kepatuhannya terhadap hukum,
peraturan, dan standar yang terkait.
d. Metode membebankan otoritas dan
tanggung jawab
Pihak manajemen harus memberikan tanggung jawab
untuk tujuan bisnis tertentu ke departemen dan individu yang terkait serta
kemudian membuat mereka bertanggung jawab untuk mencapai tujuan tersebut. Memorandum
tertulis, pedoman kebijakan, dan pedoman prosdur merupakan alat umum yang
digunakan untuk membebankan otoritas dan tanggung jawab secara formal dalam
organisasi.
e. Metode-metode pengendalian manajemen
Metode-metode pengendalian manajemen terdiri dari
teknik-teknik yang digunakan oleh manajemen untuk menyampaikan instruksi dan
tujuan-tujuan operasi kepada para bawahan dan untuk mengevaluasi
hasil-hasilnya. Metode-metode pengendalian manajemen menetapkan penggunaan dan
pertanggungjawaban sumber daya yang juga penting untuk menetapkan sistem yang
mengakumulasikan dan memproses transaksi-transaksi dengan cara yang sesuai
dengan kebutuhan manajemen.
f. Fungsi audit intern
Fungsi audit intern secara umum dalam suatu
organisasi besar adalah untuk memonitor dan mengevaluasi pengendalian secara
terus-menerus. Tujuan dari adanya fungsi audit intern adalah untuk membantu
manajemen dalam menganalisis dan menilai aktivitas dari sistem sebagai:
v Sistem informasi
organisasi
v Struktur pengendalian
intern organisasi
v Ketaatan terhadap
kebijakan, prosedur, dan rencana-rencana operasi
v Kualitas kinerja
karyawan –karyawan perusahaan
g. Kebijakan dan praktik-praktik
kepegawaian
Untuk mendukung pelaksanaan tugas-tugasnya,
karyawan harus kompeten dan memiliki kemampuan atau pelatihan. Kualifikasi
mencakup pengalaman intelegensi, karakter, dedikasi, dan kemampuan
kepemimpinan. Dalam hal kebijakan, tanggung jawab atas tugas-tugas khusus dalam
suatu organisasi harus diuraikan secara jelas melalui pedoman-pedoman,
pembagian-pembagian tugas, atau dokumentasi lainnya. Pembagian tugas yang
efektif tergantung pada perencanan atas seluruh prosedur dan pembebanan fungsi
secara hati-hati ke orang-orang di dalam organisasi. Prosedur-prosedur
tertulis, instruksi-instruksi, dan pembagian tugas akan mencegah adanya
duplikasi pekerjaan, tumpang tindih fungsi-fungsi, penghilangan fungsi-fungsi
yang penting, kesalahpahaman, dan situasi yang dapat melemahkan pengendalian
akuntansi intern.
h. Pengaruh dari luar yang berkaitan
dengan perusahaan
Pengaruh tersebut, misalnya:
Ø Rotasi pekerjaan dan
cuti yang diharuskan
Ø Pengendalian ganda
Ø Pengaruh ekstern terhadap
suatu pihak
2. Sistem
Akuntansi
Sistem akuntansi terdiri dari metode,
catatan-catatan yang dibuat untuk mengidentifikasikan, mengumpulkan,
menganalisis, mencatat, dan melaporkan transaksi-transaksi organisasi serta
menyelenggarakan pertanggungjawaban bagi aktiva dan kewajiban. Sistem akuntansi
dan pengendalian operasional sangat berkaitan erat dalam suatu organisasi.
3. Prosedur-prosedur
Pengendalian
Adalah kebijakan dan prosedur-prosedur yang
tercakup dalam lingkungan pengendalian dan sistem akuntansi yang harus
ditetapkan oleh manajemen untuk memberikan jaminan yang memadai bahwa tujuan
tertentu akan dapat dicapai. Prosedur-prosedur pengendalian memiliki beragam
tujuan dan dapat diaplikasikan ke berbagai tingkatan dalam suatu organisasi. Prosedur-prosedur
pengendalian tersebut meliputi:
Otorisasi transaksi dan aktivitas-aktivitas yang
memadai
Persetujuan
Pemisahan tugas
Pemisahan otorisasi dan pencatatan transaksi
Pemisahan otorisasi dan penanganan fisik aktiva
Pemisahan penanganan fisik dan pencatatan
transaksi
Dokumen dan catatan yang memadai
Pembatasan akses terhadap aktiva
Pengecekan independen atas kinerja
Teknik-teknik analitis umum yang digunakan dalam analisis pengendalian
intern adalah kuesioner pengendalian intern. Kuesioner tersebut secara tradisional
merupakan elemen penting dalam program audit sehingga kuesioner merupakan
format standar pada KAP, departemen audit intern, dan organisasi lain yang
secara tetap melakukan penelaahan atas pengendalian intern. Contoh dari
kuesioner tersebut dapat Anda baca pada modul 7 Kegiatan Belajar 1 halaman 7.18
sampai dengan halaman 7.19 BMP Sistem Informasi Akuntansi /EKSI4312.
B.
Manajer dan Keputusan
Dalam suatu organisasi, kewenangan untuk membuat keputusan didelegasikan
kepada manajer. Pengambilan keputusan akan berkaitan dengan aktivitas berikut
ini.
v Mengorganisasikan
pekerjaan-pekerjaan yang akan dilaksanakan dan mendelegasikan wewenang yang
diperlukan untuk melaksanakan pekerjaan-pekerjaan tersebut.
v Memperoleh sumber
daya-sumber daya yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas yang
dikehendaki.
v Mengalokasikan sumber
daya yang diperoleh ke masing-masing pekerjan dan menentukan penggunaan yang
tepat dari sumber daya-sumber daya tersebut.
v Mengkoordinasikan dan
menyelia karyawan apabila dibutuhkan dalam rangka melaksanakan tujuan-tujuan
perusahaan.
v Memonitor
aktivitas-aktivitas perusahaan dan hasil-hasil dari pekerjaan-pekerjaan
tertentu serta mengambil tindakan perbaikan jika terjadi penyimpangan dari
rencana.
Terdapat 6 tahap yang dilakukan oleh manajer ketika mengambil keputusan
yaitu:
1.
Mengidentifikasikan dan mendefinisikan masalah
2.
Menentukan alternatif tindakan
3.
Mengevaluasi tindakan-tindakan yang mungkin
4.
Memilih altenatif tindakan terbaik
5.
Melaksanakan alternatif tindakan yang dipilih
6.
Melakukan tindak lanjut untuk meyakinkan dirinya
bahwa hasil yang diinginkan
akan diperoleh
Saudara mahasiswa, Sistem Informasi Akuntansi menyediakan informasi yang
berguna untuk pengambilan keputusan bagi para manajer. Laporan merupakan sarana
interaksi yang penting antar suatu sistem informasi dengan pemakai informasi dari
sistem tersebut. Laporan-laporan merupakan sarana
formal untuk membawa informasi kepada para manajer. Istilah laporan cenderung berkonotasi pada pesan
tertulis yang disajikan di kertas. Pada kenyataannya, laporan manajemen dapat
mengambil bentuk fisik sesuai dengan yang diinginkan atau dibutuhkan
pemakainya. Laporan dapat berupa dokumen kertas atau imaji elektronik yang
disajikan di terminal komputer. Agar berguna, laporan harus memiliki kandungan
informasi. Nilainya adalah efeknya terhadap pemakai. Hal ini dapat ditunjukkan
dalam dua tujuan pelaporan umum: 1) mengurangi tingkat ketidakpastian yang
berkaitan dengan suatu masalah yang dihadapi pengambil keputusan, 2)
mempengaruhi perilaku pengambil keputusan dengan cara yang positif.
Laporan-laporan yang gagal mencapai tujuan berarti kurang kandungan
informasinya dan tidak bernilai. Agar
efektif, suatu laporan harus memiliki atribut berikut ini.
ü Relevan: setiap elemen informasi dalam suatu laporan harus mendukung keputusan
manajer.
ü Ringkas: laporan harus diringkaskan sesuai dengan tingkat manajer dalam hierarki
organisasi.
ü Orientasi pengecualian: laporan-laporan kontrol harus mengidentifikasi
aktivitas-aktivitas yang berisiko di luar kontrol dan harus mengabaikan
aktivitas yang dibawah kontrol.
ü Akurasi: informasi dalam laporan harus bebas dari kesalahan material. Suatu
kesalahan yang sifatnya material akan membuat pemakai mengambil keputusan yang
salah.
ü Kelengkapan: informasi harus selengkap mungkin. Idealnya,
setiap informasi yang esensial bagi pengambilan keputusan harus ada dalam
laporan.
ü Tepat Waktu: informasi yang tepat waktu yaitu cukup lengkap
dan akurat, lebih berharga daripada informasi yang sempurna tetapi terlambat
untuk digunakan.
Misalnya, jika setiap minggu seorang manajer
memutuskan pembelian persediaan berdasarkan laporan status persediaan mingguan,
informasi dalam laporan harus berusia tidak lebih dari seminggu.
Laporan dapat dianggap sebagi bagian dari subsistem yang disebut sistem
pelaporan. Agar sistem pelaporan menjadi efektif, sistem pelaporan harus
merupakan komponen terpadu dari sistem informasi di mana seluruh akun
menggunakan skema kode yang seragam.
Berikut ini penjelasan dari beberapa sistem pelaporan, yaitu:
- Sistem pelaporan akuntansi
keuangan bertujuan untuk menghasilkan laporan pertanggungjawaban untuk
pemilik dan kreditor perusahaan. Sistem ini berfokus pada pembuatan atau
penyajian laporan-laporan tradisional yaitu laporan laba rugi, laporan
posisi keuangan, dan laporan perubahan posisi keuangan.
- Sistem pelaporan akuntansi biaya
bertujuan untuk menghitung angka-angka harga pokok penjualan dan barang
jadi yang akan digunakan dalam sistem pelaporan keuangan.
- Sistem pelaporan akuntansi
pertanggungjawaban biasanya mampu mengalokasikan biaya-biaya ke
pusat-pusat pertanggungjawaban. Sebagian besar pelaporan manajemen
melibatkan akuntansi pertanggungjawaban. Arus informasi dalam sistem
pertanggungjawaban mengalir ke atas dan ke bawah melalui saluran
informasi. Arus informasi ke atas dan ke bawah tersebut mewakili 2 tahap
akuntansi pertanggungjawaban yaitu: 1) menciptakan serangkaian tujuan
kinerja keuangan (anggaran) yang berkaitan dengan tanggung jawab manajer
dan 2) melaporkan dan mengukur kinerja aktual ketika dibandingkan dengan
tujuan-tujuan tersebut.
Konsep utama yang mendasari adalah akuntansi pertanggungjawaban yang
menyatakan bahwa seluruh kejadian dalam lingkungan perusahaan dapat ditelusuri
ke pertanggungjawaban individu tertentu.
- Sistem pelaporan profitabilitas
mencakup sistem anggaran dan laporan pengendalian yang meliputi tingkat
dalam bagan organisasi yang dapat memeberikan pandangan kepada
masing-masing manajer tentang kontribusi unit organisasi teradap laba secara
keseluruhan. Konsep utama yang mendasari pelaporan profitabilitas adalah
perencanaan laba.
Perlu Anda
ketahui bahwa, untuk mencapai akuntabilitas, aktivitas bisnis secara teratur
mengorganisasikan kegiatan mereka ke dalam unit-unit yang disebut sebagai
pusat-pusat pertanggungjawaban. Bentuk yang paling umum dari pusat
pertanggungjawaban adalah pusat biaya, pusat laba, dan pusat investasi.
Pusat Biaya
Suatu pusat
biaya merupakan suatu unit organisasional dengan tanggung jawab atas manajemen
biaya dalam batas-batas anggaran. Misalnya, suatu departemen produksi dapat
bertanggung jawab untuk memenuhi kewajiban produksi sambil tetap mempertahankan
biaya produksi dalam jumlah anggaran. Laporan kinerja untuk manajer pusat biaya
mencerminkan perilaku biaya yang dapat dikontrol dengan fokus anggaran biaya,
biaya aktual, dan varian dari anggaran.
Pusat Laba
Seorang manajer
pusat laba bertanggung jawab untuk mengontrol biaya dan menghasilkan
pendapatan. Misalnya, seorang manajer lokal dari suatu pertokoan nasional dapat
saja bertanggung jawab atas keputusn tentang:
Ø Item-item barang
dagang mana yang disimpan di gudang
Ø Berapa harganya
Ø Jenis aktivitas
promosi untuk produk
Ø Tingkat iklannya
Ø Ukuran staf dan
mempekerjakan pegawai
Ø Melakukan
pemeliharaan dan peningkatan modal investasi
Pusat
Investasi
Manajer pusat investasi memiliki otorisasi umum untuk mengambil keputusan
yang secara mendasar mempengaruhi organisasi.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar