pemrosesan transaksi

INISIASI 4

 

A. ARUS TRANSAKSI

Istilah pemrosesan transaksi merupakan beragam aktivitas dalam perusahaan yang harus dilakukan untuk mendukung operasi sehari-hari. Pada sebuah perusahaan manufaktur, terdapat diagram arus data logis yang menggambarkan proses transaksi yang merupakan kesinambungan dan kepentingan berbagai pihak yaitu pelanggan, pemasok, penjual, dan karyawan. Sistem pemrosesan transaksi (SPT) sebagai sebuah aktivitas pemrosesan transaksi-transaksi secara logis terdiri dari 4 subsistem utama yang disebut siklus meliputi berikut ini.

1.     Siklus pendapatan

adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan data terkait yang terus berulang berkaitan dengan penyediaan dan pendistribusian barang dan jasa ke para pelanggan serta penagihan kas dari pembayaran yang berkaitan. 

2.    Siklus pengeluaran

adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian barang dan jasa kepada pihak lain dan penetapan kewajiban pembayaran yang berkaitan.

3.    Siklus produksi

adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan data terkait yang terus terjadi berkaitan dengan pembuatan produk.

4.    Siklus keuangan

adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan perolehan dan manajemen dana modal, termasuk kas.

Saudara mahasiswa, sebelum Anda mempelajari masing-masing siklus tersebut secara rinci, Anda harus membaca dan memahami terlebih dahulu tentang arus transaksi perusahaan manufaktur secara keseluruhan pada Modul 5 kegiatan Belajar 1 halaman 5.2 sampai dengan 5.4 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312. Setelah Anda paham tentang arus transaksi tersebut, Anda dapat mengelompokkan/mengklasifikasikan setiap arus transaksi tersebut ke dalam siklus yang berkaitan. Selanjutnya, silakan Anda pelajari pengklasifikasian arus transaksi berdasarkan siklus transaksi pada  halaman 5.5.

Jika Anda belum memahaminya, Anda harus mempelajari kembali tentang arus transaksi perusahaan manufaktur.

Baiklah, mari kita lanjutkan pembahasan berikutnya.

Komponen dasar dari sistem pemrosesan transaksi mencakup masukan, pemrosesan, penyimpanan, dan keluaran. Penjelasan dari masing-masing komponen dasar tersebut adalah berikut ini.

1. Masukan

Suatu dokumen menyediakan bukti dari peristiwa ekonomi dan dapat digunakan untuk memulai pemrosesan transaksi. Sebagian dokumen ada yang merupakan HASIL dari pemrosesan transaksi. Terdapat 3 jenis dokumen yaitu:

a. Dokumen sumber

Peristiwa-peristiwa ekonomi menimbulkan dokumen-dokumen yang diciptakan pada awal (sumber) transaksi. Ini disebut dokumen sumber (source document). Dokumen sumber digunakan untuk menangkap dan memformalisasi data transaksi yang diperlukan untuk memproses siklus transaksi.

Berikut ini dapat Anda perhatikan ilustrasi penciptaan dokumen sumber.

    

Pada gambar tersebut, peristiwa ekonomi “penjualan” menyebabkan petugas penjualan menyiapkan pesanan penjualan yang merupakan bukti formal bahwa suatu penjualan terjadi. Salinan dokumen sumber ini memasuki sistem penjualan yang digunakan untuk membawa informasi ke berbagai fungsi seperti penagihan, pengiriman, dan piutang dagang.

Dokumen-dokumen sumber seperti, order pelanggan, slip penjualan, faktur, order pembelian, dan kartu jam kerja karyawan adalah bukti fisik masukan ke dalam sistem pemrosesan transaksi.

b. Dokumen produk

Merupakan hasil transaksi pemrosesan, bukan dokumen yang memicu mekanisme proses. Gambar berikut mengilustrasikan bahwa tagihan pelanggan adalah dokumen produk dari sistem penjualan.

  

  

c. Dokumen Turnaround (berbalik)

Merupakan dokumen produk dari satu sistem yang menjadi dokumen sumber dari sistem lainnya. Gambar berikut mengilustrasikan dokumen turnaround.

  

  

Pada gambar tersebut, pelanggan menerima dua salinan tagihan atau laporan. Bagian atas dokumen merupakan tagihan aktual dan bagian bawah merupakan surat pengiriman uang. Ketika pelanggan melakukan pembayaran, mereka memindahkan surat pengiriman uang dan mengembalikannya ke perusahaan bersama dengan ceknya. Sebuah dokumen turnaround membawa informasi penting tentang akun pelanggan untuk membantu sistem penerimaan kas untuk memproses cek tersebut.

2. Pemrosesan

Meliputi penggunaan jurnal dan register untuk menyediakan catatan masukan yang permanen dan kronologis.  Jurnal digunakan untuk mencatat transaksi yang akan diproses oleh organisasi. Suatu transaksi dicatat dalam sebuah jurnal dalam urutan kronologis. Terdapat 2 jenis jurnal yaitu:

a. Jurnal khusus

Jurnal ini digunakan untuk mencatat kelas transaksi spesifik yang muncul dalam volume tinggi. Transaksi dicatat pada jurnal khusus dengan tujuan agar diproses secara lebih efisien daripada jurnal umum, misalnya jurnal khusus “penjualan” untuk mencatat transaksi penjualan.  Berikut ini dapat Anda perhatikan contoh jurnal khusus.

  

  

b. Jurnal Umum

Jurnal ini untuk mencatat transaksi yang jarang terjadi atau tidak sama.  Misalnya, kita akan mencatat penyusutan secara periodik dan jurnal penutup di jurnal umum, seperti ilustrasi berikut.

   

   

Perhatikan pada gambar tersebut bahwa kolom-kolomnya tidak spesifik sehingga memungkinkan setiap jenis transaksi dicatat.

c. Register

   Istilah register digunakan:

Ø  Merujuk ke jenis-jenis tertentu dari jurnal khusus. Misalnya, jurnal pembayaran gaji sering disebut dengan register gaji.

Ø  Menunjukkan catatan harian (log). Misalnya, suatu register penerimaan adalah catatan harian (log) untuk semua penerimaan bahan baku atau barang dagang yang diterima dari pemasok, suatu register pengiriman adalah sebuah catatan harian (log) tentang semua catatan pengiriman kepada pelanggan.

3. Penyimpanan

Buku besar menyediakan penyimpanan data baik dalam sistem manual maupun terkomputerisasi. Buku besar adalah buku akun-akun keuangan yang mencerminkan efek-efek keuangan dari transaksi perusahaan yang telah diposkan ke berbagai jurnal. Buku besar menunjukkan kegiatan per jenis akun. Buku besar menunjukkan kenaikan, penurunan, dan saldo lancar dari setiap akun. Selain menyediakan informasi mengenai laporan keuangan, buku besar juga merupakan mekanisme untuk memverifikasi keakuratan semua data akuntansi yang telah diproses.

4. Keluaran

Setiap dokumen yang dihasilkan dari sistem pemrosesan transaksi adalah keluaran, misalnya neraca saldo, laporan keuangan, laporan operasional, pembayaran cek, dokumen pengiriman, dan faktur cek (pembayaran kepada pemasok.

Saudara mahasiswa, apakah sampai materi ini, Anda sudah jelas? Jika sudah jelas, selanjutnya silakan Anda baca dan pelajari dengan teliti mengenai perancangan sistem tata buku berpasangan yang meliputi, pendekatan sistem, ayat jurnal standar, cara-cara pemrosesan transaksi, kebutuhan akan bagan akun, perancangan bagan akun, dan dokumentasi pada Modul 5 Kegiatan Belajar 1 halaman 5.9 sampai dengan 5.19 BMP Sistem Informasi Akuntansi /EKSI4312.

B. SISTEM KODE AKUN

Untuk melakukan bisnis, suatu organisasi harus dengan efektif mengorganisasikan arus-arus transaksi. Tanpa beberapa metode untuk mengidentifikasi dan menyalurkan transaksi dan informasi akun, komunikasi vital di antara subsistem SIA akan kacau dan berantakan. Pengkodean merupakan suatu metode untuk mengatasi hal itu. Semua aplikasi SIA mnggunakan kode-kode untuk mewakili berbagai aspek dari aktivitas ekonomi. Pengkodean dengan tepat mewakili sejumlah informasi yang kompleks. Kode bertujuan untuk:

1.     Menyediakan identifikasi ringkas

2.    Memberi arti bagi data dalam pemrosesan selanjutnya

3.    Mengidentifikasi transaksi dan akun yang unik dalam satu file

4.    Menyediakan sarana akuntabilitas untuk kelengkapan transaksi yang diproses

5.    Mendukung fungsi audit dengan menyediakan jejak audit yang efektif

Skema pengkodean dibedakan menjadi:

1.     Kode numeric yaitu kode yang menggunakan digit-digit tertentu (umumnya himpunan karakter misalnya 0, 1, 2, 3, …, 9) yang banyak digunakan dalam pemrosesan data otomatis.

2.    Kode alfanumerik yaitu kode yang menggunakan angka, huruf, alfabet, dan simbol-simbol khusus seperti +, dan *.

Jenis-jenis kode terdiri dari:

a. Kode sekuensial

Kode ini mewakili item-item dalam tatanan yang berurutan (menurun atau menaik). Suatu aplikasi yang umum dari kode sekuensial numerik adalah dokumen sumber yang sudah diberi nomor urut sebelumnya. Pengkodean sekuensial mendukung rekonsiliasi transaksi batch, seperti pesanan penjualan, pada akhir pemrosesan. Jika sistem pemrosesan transaksi mendeteksi setiap gap dalam urutan nomor transaksi, kode ini akan memperingatkan manajemen akan kemungkinan kehilangan atau salah penempatan transaksi. Di sisi lain, pengkodean sekuensial tidak mengandung informasi di luar tatanan urutan dokumen. Misalnya, sebuah kode sekuensial untuk suatu item persediaan bahan baku tidak menjelaskan informasi tentang atribut item tersebut (jenis, ukuran, material, lokasi gudang, dan sebagainya). Pengkodean sekuensial sulit untuk diubah. Penyisipan suatu item baru pada titik tengah tertentu memerlukan penomoran kembali item-item tersebut.

b. Kode Blok

Kode ini digunakan untuk mengklasifikasikan objek ke dalam kelompok-kelompok. Kode ini merupakan variasi dari pengkodean sekuensial.

Sebagai contoh, Universal Product Code

Berikut adalah ilustrasinya.

Perhatikan dalam gambar tersebut bahwa lima digit pertama menspesifikasikan atau “memblok” produsen tertentu dan lima digit berikutnya mengidentifikasi atau “memblok” produk tertentu dari produsen tertentu.

c. Kode kelompok atau kode grup atau kode hierarkis

Kode ini digunakan untuk mewakili item-item atau peristiwa yang kompleks yang melibatkan dua atau lebih data yang saling berkaitan. Struktur kodenya terdiri dari wilayah atau fields yang memiliki makna yang spesifik. Untuk lebih jelasnya silakan Anda perhatikan gambar berikut.

 

 

d. Kode kalender Julian

Kode kalender Julian adalah pengkodean dengan menggunakan prosedur penanggalan kalender yang distandarkan dengan pembuatan tanggal secara berurutan dan lebih cocok untuk manipulasi aritmatika. Pada penanggalan Julian ini, semua hari yang diberi nomor secara berurutan dari tanggal, bulan, dan tahun secara acak, tidak langsung dapat diidentifikasikan. Sebagai contoh, 31 Desember 1989, dikodekan dengan kalender Julian menjadi 286050, 1 Januari 1990 dikodekan dengan kalender Julian menjadi 286051.

e. Kode kalender Gregorian

Kode kalender Gregorian adalah pengkodean dengan melakukan pengubahan dari hari ke bulan, dari bulan ke tahun untuk melakukan pengurangan yang sama. Misalnya, 1 Januari 1990 dikodekan dengan kalender gregorian menjadi 900101; 31 Desember 1989, dikodekan dengan kalender gregorian menjadi 891231.

f. Kode mnemonic

adalah pengkodean dengan menggunakan himpunan karakter alfanumerik (huruf dan angka) yang dikombinasikan untuk menyingkat atau memperpendek kode yang serupa dengan pengucapan atau pengerjaan objek yang bersangkutan. Misalnya, JP artinya jurnal “penjualan”, PD artinya piutang dagang, KP artinya kantor pusat. Skema kode mnemonic membuat pemakai tidak perlu mengingat artinya, karena kode itu membawa informasi tingkat tinggi tentang item yang diwakilinya.

Dalam merancang kode, terdapat beberapa hal yang harus dipertimbangkan yaitu:

v  Kode harus menghasilkan klasifikasi yang diinginkan dan fleksibel

v  Keterpaduan file-file data

v  Panjang kode

C. PERANCANGAN FORMULIR

Banyak sistem aplikasi akuntansi dibuat dengan satu pertimbangan yaitu pembuatan dan penanganan formulir adalah fungsi utama dari sistem.

Formulir digunakan untuk:

1.     mengumpulkan informasi dan menyediakan bukti bahwa operasi telah dilakukan

2.    menstandarkan masukan dan keluaran dari aplikasi pemrosesan data

3.    membantu karyawan yang berpengalaman maupun tidak berpengalaman dengan mengindikasikan data apa yang harus dicatat dan format atau tata letaknya.

Formulir dapat berupa dokumen kertas atau format yang ditampilkan dalam peralatan masukan/keluaran komputer misalnya, terminal layar monitor.

Beberapa hal yang harus dipertimbangkan dalam perancangan formulir meliputi:

1.     Instruksi-instruksi pengisian formulir harus jelas dan menyediakan spasi untuk memasukkan (entri)

2.    Diperlukan koordinasi pos-pos data dalam formulir atau himpunan formulir

3.    Dalam hal formulir-formulir kertas, perancangan membutuhkan hal-hal seperti warna ganda, pranomor, dan spesifikasi tertentu untuk ukuran dan kualitas kertas

Dari sudut perancangan sistem, harus mempertimbangkan jumlah rangkap formulir, sasaran pendistribusian, dan apakah rangkap pertama sama dengan semua rangkap lainnya.

Saudara mahasiswa, untuk materi tentang pertimbangan penyimpanan catatan dan persyaratan penyimpanan catatan pajak secara elektronis dapat Anda pelajari pada Modul 5 Kegiatan Belajar 2 halaman 5.30 sampai dengan 5.32 BMP Sistem Informasi Akuntansi /EKSI4312.

SELAMAT BELAJAR!!!

DAFTAR PUSTAKA

Hall, James A. (2001). Sistem Informasi Akuntansi. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Information System. 3^th Ed.

Romney, Marshall B. Steinbart, Paul John. (2004). Penerjemah: Dewi Fitriasari dan Deny Amos Kwary. Jakarta: Salemba Empat. Terjemahan dari: Accounting Informations Systems. 9^th Ed.