INISIASI 5
1. SIKLUS
PENDAPATAN
Siklus
pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dalam siklus ini adalah dengan
pelanggan. Informasi mengenai berbagai siklus pendapatan juga mengalir ke
siklus akuntansi lainnya. Contohnya, siklus pengeluaran dan siklus produksi menggunakan
informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau produksi
persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Fungsi buku besar dan pelaporan
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk
mempersiapkan laporan keuangan dan kinerja.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat
di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan
tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini:
Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan
dengan tiap kebutuhan keinginan pelanggan?
Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan
di manakah persediaan tersebut ditempatkan?
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim
kepada para pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri
atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau
jasa?
Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan?
Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke
tiap pelanggan?
Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya
diberikan?
Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses
untuk memaksimalkan arus kas?
Pembahasan siklus pendapatan meliputi aktivitas dasar bisnis yang dilakukan
dalam siklus tersebut yaitu pemrosesan order penjualan dan piutang dagang.
Langkah awal dalam siklus pendapatan adalah penerimaan pesanan dari
pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan melakukan proses entri pesanan
penjualan yang mencakup 3 tahap yaitu 1) mengambil pesanan dari pelanggan, 2)
memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan 3) memeriksa ketersediaan
persediaan.
Sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur penerimaan dan
pengiriman order pelanggan serta menyajikan faktur-faktur yang menguraikan
produk, pelayanan, dan penilaian. DFD sistem aplikasi order penjualan dapat Anda
pelajari secara cermat pada Modul 6 halaman 6.2 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi order penjualan meliputi
fungsi order penjualan, fungsi produk/barang jadi, fungsi pengiriman, fungsi
penagihan, fungsi piutang dagang, dan fungsi buku besar.
Adapun penjelasan dari beberapa fungsi tersebut adalah berikut ini.
1. Pengiriman
Fungsi pengiriman memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang
dagangan yang diinginkan tersebut. Proses pengiriman ini terdiri dari dua tahap
yaitu:
a. Mengambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak
sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan
pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang
untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk
mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah
setiap barang yang diambil baik dalam kartu pengambilan barang jika menggunakan
dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir
elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen
pengiriman sesuai dengan order pengiriman.
b. Mengirim pesanan
Departemen
pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian
pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah staf administrasi bagian
pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, jumlah pesanan
penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan
terminal on-line. Proses ini juga
menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Dokumen
pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang
yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan, dan instruksi
pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus
membayar kurir tersebut. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap
barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut. Salah satu keputusan utama
yang perlu dibuat ketika memenuhi dan mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan
dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada
truk sendiri untuk pengiriman. Tetapi, terdapat beberapa perusahaan yang
menggunakan jasa pengiriman dengan out-sourcing
ke kurir komersial dengan tujuan mengurangi biaya dan memungkinkan perusahaan
untuk berfokus pada aktivitas bisnis mereka. Dalam hal ini, seringkali
dibutuhkan pembuatan bill of lading
yaitu dokumen yang menghubungkan pengirim dengan pembawa barang. Bill of lading dapat Anda pelajari pada
Modul 6 halaman 6.7 BMP Sistem informasi Akuntansi/EKSI4312.
2. Penagihan dan Piutang Usaha
Siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara
data piutang usaha.
a. Penagihan
Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas
pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri
pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi
dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang
dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya
dari departemen penjualan. Penagihan bertanggung jawab untuk membuat dokumen
dasar yang disebut faktur penjualan yang memberitahukan kepada pelanggan
mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Penagihan tidak mempunyai akses ke catatan-catatan keuangan. Penjelasan
mengenai sistem penagihan dapat Anda baca pada Modul 6 halaman 6.6 sampai
dengan 6.7 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.
b. Piutang Dagang/Piutang Usaha
Fungsi piutang dagang/piutang usaha
melakukan tugas dasar yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk
mendebet rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran
diterima.
Dua cara dasar untuk memelihara data
piutang dagang/piutang usaha adalah berikut ini.
v Pemrosesan akun
terbuka/metode faktur terbuka
Pada cara ini, para pelanggan biasanya membayar
sesuai dengan jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur
dikirimkan kepada pelanggan, kemudian pelanggan diminta untuk mengembalikan
satu salinan tersebut bersamaan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen
yang dapat dikirimkan kembali (turnaround
document) yang disebut dengan pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari
pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
v Pemrosesan saldo/metode
pembayaran gabungan
Para pelanggan tidak membayar setiap jumlah pada
faktur penjualan tetapi pengiriman uang dari pelanggan bersama pembayarannya
akan dihubungkan/dibebankan dengan total saldo piutang pelanggan.
Saudara mahasiswa, arus-arus transaksi dalam piutang dagang/piutang usaha
yang meliputi penerimaan kas, buku besar, pengembalian dan potongan penjualan
serta penghapusan piutang dagang/piutang usaha dapat Anda pelajari pada Modul 6
halaman 6.8 sampai dengan 6.11 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312 .
Dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini
dicapai yaitu:
- Semua
transaksi telah diotorisasikan dengan benar
- Semua
transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
- Semua
transaksi yang valid dan disahkan, telah dicatat
- Semua
transaksi dicatat denga akurat
- Aset
(kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian)
- Aktivitas
bisnis dilaksanakan secara efisien dan efektif
2. SIKLUS
PENGELUARAN
Siklus pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional
pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran
barang dan jasa. Dalam siklus pengeluaran, pertukaran informasi utama adalah
dengan pemasok barang (vendor). Tujuan utama dari siklus pengeluaran adalah untuk
meminimalkan biaya total, memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan,
dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi. Untuk mencapai tujuan tersebut, manajemen harus
membuat keputusan-keputusan penting berikut ini.
Berapakah tingkat optimal persediaan dan
perlengkapan yang akan ditanggung?
Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan
layanan terbaik dengan harga terbaik?
Di manakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan?
Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi
pembelian di lintas unit untuk mendapatkan harga yang optimal
Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan
baik efisiensi maupun keakuratan fungsi logistik inbound?
Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan
diskon yang diberikan oleh pemasok?
Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola
untuk memaksimalkan arus kas?
Aktivitas-aktivitas dalam siklus pengeluaran meliputi:
§ Aktivitas pemesanan
barang menimbulkan pesanan pembelian yang bertindak sebagai input pelanggan ke
proses entri pesanan penjualan
§ Aktivitas penerimaan
barang menangani barang-barang yang dikirim oleh fungsi pengiriman pemasok
§ Aktivitas pembayaran
barang menimbulkan pembayaran yang diproses oleh aktivitas penagihan kas milik
pemasok.
Fungsi dasar, DFD, dan bagan arus analitis transaksi pada sistem aplikasi
pembelian dapat Anda baca dan pelajari pada
Modul 6 halaman 6.15 sampai dengan 6.21 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312.
Beberapa hal yang harus dicatat dari sistem aplikasi pembelian meliputi:
Ø Departemen pembelian
tidak mengontrol barang-barang yang ada maupun pembelian yang telah
terdokumentasi dan akan dibayarkan
Ø Departemen penerimaan
terpisah penanganan akhir atas barang-barang yang dibeli. Pengesahan penerimaan
dan penanganan diperlukan sebelum pembayaran diotorisasi
Ø Departemen utang
dagang hanya menangani dokumen-dokumen dan tidak boleh menerima barang atau
uang
Ø Permintaan pembelian
harus ditelaah secara independen di luar departemen pembelian dan tugas
tersebut diserahkan ke bagian utang dagang.
Keputusan operasional yang sangat penting dalam aktivitas pembelian adalah
memilih pemasok untuk berbagai barang persediaan. Beberapa faktor yang harus
dipertimbangkan dalam membuat keputusan adalah:
§
Harga
§
Kualitas bahan baku
§
Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman
Empat langkah yang diperlukan untuk memilih pemasok adalah berikut ini.
Ø Mengidentifikasikan
dan membuat daftar faktor-faktor yang akan dievaluasi
Ø Memberikan bobot pada
setiap faktor, berdasarkan arti penting dan objektivitasnya
Ø Membuat ranking
setiap pemasok dengan menggunakan skor dengan rentang skala 1 sampai skala 10
Ø Menjumlahkan evaluasi
individual dengan mengalikan ranking skor faktor-faktor dengan bobotnya
kemudian jumlahkan seluruh evaluasi dengan menambah seluruh skor yang timbul
Saudara mahasiswa, pembahasan mengenai sistem penggajian,
persyaratan-persyaratan pemrosesan penggajian, dan sistem aplikasi siklus
pengeluaran lainnya, silakan Anda baca dan pelajari pada Modul 6 halaman 6.23
sampai dengan 6.26 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.
3. SIKLUS PRODUKSI
Siklus produksi adalah rangkaian aktivitas bisnis dan operasi pemrosesan
data terkait yang terus terjadi dan berkaitan dengan pembuatan produk. Fungsi
umum dalam siklus produksi pada perusahaan manufaktur meliputi pengendalian
produksi, pengendalian persediaan, akuntansi biaya, dan akuntansi
properti/kepemilikan.
a. Pengendalian produksi
Pada pengendalian ini, mencakup perencanaan produksi
dan penjadwalan produksi. Perencanaan
produksi bertujuan untuk mengembangkan rencana produksi yang cukup efisien
untuk memenuhi pesanan yang ada.
Penjadwalan produksi bertujuan untuk
mengantisipasi permintaan jangka pendek tanpa menimbulkan kelebihan persediaan
barang jadi.
b. Pengendalian persediaan
Pengendalian persediaan dapat dicapai
melalui catatan-catatan dan laporan-laporan persediaan. Pembahasan lebih
mendalam dapat Anda pelajari pada Modul 6 halaman 6.31 sampai dengan 6.32 BMP
Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312
Dua metode perencanaan produksi yang umum adalah perencanaan sumber daya
produksi (manufacturing resource planning/MRPII)
dan sistem produksi just in time. MRP
II adalah kelanjutan dari perencanaan sumber daya bahan baku yang mencari
keseimbangan antara kapasitas produksi yang ada dan kebutuhan bahan baku untuk
memenuhi perkiraan permintaan penjualan. Sistem produksi Just In Time (JIT) memperluas prinsip sistem sistem pengendalian
persediaan untuk seluruh proses produksi. Tujuan produksi JIT adalah
meminimalkan atau meniadakan persediaan bahan baku, barang dalam proses, dan
barang jadi. JIT sering disebut pull
manufacturing karena barang diproduksi sebagai tanggapan atas permintaan
pelanggan. Secara teoritis, sistem produksi JIT hanya berproduksi sebagai
tanggapan atas pesanan pelanggan. Dalam praktiknya, kebanyakan sistem produksi
JIT mengembangkan rencana produksi jangka pendek.
4. SIKLUS KEUANGAN
Pada siklus keuangan, akan dibahas tentang sistem aplikasi penerimaan kas
dan sistem aplikasi pengeluaran kas. Sistem aplikasi penerimaan kas adalah:
a. Sistem aplikasi Penerimaan Kas
melalui Rekening.
Sistem ini digunakan jika ada rekening pelanggan.
Bagan arus analitis sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening dapat Anda
pelajari pada Modul 6 halaman 6.40 sampai dengan 6.42 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penerimaan kas terdiri
dari, Ruang Pengiriman Surat, Penerimaan Kas, dan Piutang Dagang.
b. Sistem Aplikasi Penjualan Tunai
Perbedaan signifikan antara sistem aplikasi
penjualan tunai dan sistem aplikasi penerimaan kas melalui rekening adalah
sebelumnya tidak ada catatan aktiva dalam sistem aplikasi penjualan tunai.
Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi penjualan tunai meliputi barang jadi, penerimaan
kas, penagihan dan buku besar.
Saudara mahasiswa, silakan Anda mempelajari DFD dan Sistem aplikasi pengeluaran
kas pada Modul 6 halaman 6.46 sampai dengan 6.49 dan sistem voucher dan posting
utang pada halaman 6.49 sampai dengan 6.50
BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar