INISIASI 6
SIKLUS PENGELUARAN
Dari contoh penggambaran diagram pada siklus pengeluaran,
secara umum tahapan aktivitas yang biasanya terjadi dalam siklus pengeluaran
adalah sebagai berikut.
1. Dimulai dari
permintaan pembelian barang dari seluruh fungsi bisnis perusahaan, permintaan
pembelian ini termasuk barang-barang untuk kebutuhan operasional produksi
perusahaan, untuk kebutuhan penunjang operasional perusahaan, dan kebutuhan lainnya.
Proses pembelian barang ini dikumpulkan pada fungsi departemen pembelian untuk
memudahkan proses pengadaan barang, dan juga sebagai upaya pengendalian dari
risiko penyimpangan.
2. Namun, sebelum ada
persetujuan pembelian, departemen pembelian harus memastikan dulu bahwa
ketersediaan barang yang diinginkan memang tidak mencukupi.
3. Setelah dilakukan
pengecekan ketersediaan barang, baru selanjutnya dilakukan pemilihan ke pemasok
mana barang akan dipesan, bersamaan dengan proses identifikasi kebutuhan barang
yang diinginkan. Kedua aktivitas ini biasanya dilakukan secara bersamaan.
4. Setelah menemukan
pemasok yang akan dipercaya untuk mendatangkan barang dan barang yang akan
dipesan pun sudah diidentifikasikan, baru kemudian perusahaan akan memesankan
barang kepada pemasok.
5. Pada waktu yang
sudah disetujui bersama perusahaan akan mendapatkan barang yang diinginkan,
beserta tagihannya. Namun, pengiriman barang dan tagihan terkadang diterima
secara terpisah, bergantung pada kebijakan pemasok maupun persetujuan
perusahaan dengan pemasok.
6. Setelah menerima
barang, untuk memastikan barang yang dikirimkan sesuai dengan yang dipesan, dan
untuk memastikan juga bahwa tidak terjadi kerusakan terhadap barang yang
dikirimkan, dilakukanlah proses verifikasi terhadap barang yang diterima. Pada
prosedur yang berbeda, dilakukan juga aktivitas pengecekan tagihan dari
pemasok.
7. Setelah barang
diterima dan menerima tagihan, pembelian baru diakui sebagai utang. Ketika
dilakukan pembayaran baru dilakukan penghapusan utang. Pembayaran tergantung
permintaan pemasok, dapat dengan cara pembayaran langsung atau melalui transfer
ke rekening pemasok.
PROSES BISNIS
SIKLUS PENGELUARAN
A. Pemesanan Barang
Pemesanan barang
merupakan aktivitas pertama dalam siklus pengeluaran. Aktivitas pemesanan
barang di sini tidak hanya terpaku pada pemesanan barang pada perusahaan manufacturing yang melakukan pemesanan
barang untuk diproduksi, akan tetapi juga dapat berlaku pada perusahaan jasa,
ataupun bidang lainnya. Pada perusahaan jasa, aktivitas pemesanan barang juga
tetap terjadi contohnya ketika perusahaan membeli alat tulis kantor untuk
kegiatan operasionalnya sehari-hari.
Berikut ini beberapa metode
pengendalian persediaan yang sudah banyak dikenal sebagai berikut.
1. Economic Order Quantity (EOQ). Metode ini didasarkan dari
perhitungan jumlah optimal pesanan, untuk efisiensi jumlah biaya pemesanan,
biaya pergudangan, dan biaya karena kekurangan persediaan.
Biaya pemesanan
meliputi semua biaya yang berhubungan dengan pemrosesan transaksi pembelian.
Biaya pergudangan adalah biaya yang berhubungan dengan aktivitas menyimpan
persediaan. Biaya karena kekurangan persediaan adalah biaya yang ditimbulkan
dari kekurangan persediaan, seperti hilangnya peluang penjualan atau penundaan
produksi.
2. Material Requirements Planning (MRP).
MRP bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara
menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan. Dengan menggunakan jadwal
ini dan spesifikasi pembuatan untuk setiap produk, perusahaan dapat menetapkan
jumlah bahan baku, suku cadang, dan perlengkapan produksi lainnya, serta titik
waktu pembelian barang-barang yang dibutuhkan. Jadi dengan menggunakan sistem
MRP dapat mengurangi ketidakpastian mengenai waktu yang tepat untuk membeli
bahan baku.
3. Just In Time (JIT). JIT berusaha untuk meminimalkan
biaya pergudangan maupun biaya karena kekurangan persediaan. Sistem JIT
ditandai dengan pengiriman bahan baku, perlengkapan, dan barang-barang lainnya
langsung ke lokasi yang membutuhkan pengiriman barang tersebut, bukan
pengiriman dalam jumlah besar yang sesekali dilakukan ke pusat penerimaan dan
fasilitas penyimpanan seperti gudang. jadi sebuah perusahaan yang menggunakan
sistem JIT akan memiliki beberapa tempat penerimaan yang masing-masing
ditugaskan untuk menerima pengiriman barang yang dibutuhkan pusat pengerjaan di
dekatnya.
B. Penerimaan dan Penyimpanan Barang
Dalam aktivitas
penerimaan barang, pemasok mengirimkan barang kepada fungsi bisnis di
perusahaan yang bertugas menerima pasokan barang yang dikirimkan. Di samping
itu, biasanya juga ada bagian penyimpanan barang yang bertanggung jawab atas
penyimpanan barang-barang tersebut.
Bagian penerimaan barang mempunyai
dua tanggung jawab utama, yaitu
1. memutuskan apakah
akan menerima barang. Keputusan ini dibuat berdasarkan informasi yang diberikan
oleh fungsi pembelian. Keputusan ini penting karena penerimaan barang yang
tidak dipesan akan mengakibatkan terbuangnya waktu dan ruang dalam menangani
serta menyimpan barang-barang tersebut;
2. memverifikasi
jumlah serta kualitas barang yang dikirim. Verifikasi ini penting untuk
memastikan bahwa perusahaan hanya akan membayar barang yang benar-benar
diterima.
Tiga hal yang harus dihindari dalam
proses penerimaan barang adalah sebagai berikut.
1. Menerima jumlah
barang yang berbeda dari jumlah yang dipesan.
2. Menerima barang
rusak.
3. Menerima barang
dengan kualitas rendah.
C. Pembayaran
Dalam aktivitas pembayaran ini ada
dua pekerjaan utama, yaitu:
1. Mengecek tagihan
dari pemasok. Dalam ilmu akuntansi kewajiban pembayaran sebuah transaksi muncul
pada saat barang sudah diterima. Akan tetapi untuk tujuan praktis sebagian
besar perusahaan mencatat utang usaha setelah penerimaan barang dan persetujuan
tagihan dari pemasok.
2. Membayar tagihan kepada pemasok. Fungsi
pembayaran tagihan ini biasanya dipisahkan dari fungsi pengecekan tagihan, hal
ini dilakukan untuk memperkecil risiko penyelewengan, yang mungkin dapat saja
dilakukan oleh pegawai bagian pembelian ini. Fungsi pembayaran biasanya
dilakukan oleh petugas kasir. Fungsi pembayaran ini sering juga dikenal dengan
istilah aktivitas pengeluaran kas.
PENGENDALIAN DAN PERLAKUAN AUDIT
TERHADAP AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN
Berikut beberapa risiko
kelemahan yang biasanya ada dalam siklus pengeluaran dan upaya untuk
mengatasinya adalah sebagai berikut.
1. Kehabisan dan/atau kelebihan persediaan. Pengelolaan persediaan
yang kurang baik dapat mengakibatkan kehabisan atau kelebihan persediaan.
Perusahaan yang sudah dapat mengelola persediaannya dengan baik, seharusnya
benar-benar dapat menentukan waktu yang tepat untuk membeli barang, agar tidak
terjadi kehabisan atau kekurangan. Kehabisan persediaan dapat menimbulkan
hilangnya potensi penjualan. Sementara kelebihan persediaan dapat meningkatkan
biaya penyimpanan barang.
Dari
gambaran tersebut dapat ditarik kesimpulan bahwa titik pengendalian utama yang
harus dilakukan adalah pengendalian terhadap persediaan barang. Untuk
perusahaan yang sudah mengaplikasikan sistem informasi berbasis komputer,
tentunya data persediaan ini juga tersedia dalam data elektronik. Ketersediaan
data elektronik ini sangat membantu untuk mengetahui ketersediaan barang di
gudang, namun harus tetap diimbangi dengan pengecekan fisik secara langsung.
2. Membeli barang dengan harga yang terlalu tinggi. Untuk
mendatangkan barang-barang persediaan dari pemasok, biasanya perusahaan sudah
mengadakan perjanjian di awal tentang harga jual barang dengan pemasok. Namun,
pada prakteknya tidak tertutup kemungkinan terjadi perubahan harga karena
beberapa hal. Perubahan harga ini mengakibatkan perusahaan salah
mengidentifikasi biaya produksi, yang dampak selanjutnya dapat mengurangi
potensi pendapatan perusahaan dari penjualan produknya.
Untuk
itu, perusahaan harus memiliki daftar harga barang yang update dari pemasok. Sehingga pesanan pembelian harus ditinjau
ulang secara periodik untuk memastikan bahwa pembelian barang benar-benar dapat
dikendalikan. Pengendalian pembelian juga berguna untuk mengendalikan biaya.
Biaya yang sesungguhnya harus dibandingkan secara rutin dengan nilai pembelian
yang diperbolehkan dalam anggaran.
3. Membeli barang berkualitas rendah. Dalam prinsip ekonomi,
seseorang akan berusaha mengejar kualitas barang tertinggi dengan harga yang
rendah. Namun, dalam prakteknya semakin murah harga, mengakibatkan kualitas
yang lebih rendah pula. Biaya pembuangan dan pengerjaan ulang akibat kualitas
barang yang rendah, sering kali mengakibatkan total biaya produksi yang lebih
tinggi, daripada jika membeli bahan baku yang berkualitas lebih tinggi dan
lebih mahal dari semula.
Membuat
daftar pemasok yang disetujui karena dikenal dapat memberikan barang dengan
kualitas yang dapat diterima akan dapat membantu mencapai tujuan ini. Pesanan
pembelian harus ditinjau ulang secara periodik untuk memastikan bahwa hanya
para pemasok yang disetujui inilah yang digunakan.
4. Pembelian dari pemasok yang tidak diotorisasi. Terkadang untuk
membeli barang tertentu yang jarang dan nilainya tidak terlalu besar,
perusahaan terpaksa untuk mendatangkan barang dari pemasok yang belum
diotorisasi. Akibatnya mungkin ada beberapa permasalahan yang dapat terjadi
seperti misalnya kualitas dan harga tidak sesuai yang diharapkan, terjadi
masalah hukum, dan masalah lainnya.
5. Kickback. Kickback adalah pemberian hadiah dari
pemasok untuk petugas bagian pembelian dengan tujuan mempengaruhi pilihan. Kickback dapat mengakibatkan pembelian
barang dengan harga yang dinaikkan untuk barang yang kualitasnya rendah.
Guna
mencegah terjadinya kickback,
perusahaan harus melarang para petugas bagian pembelian untuk menerima hadiah
dari pemasok yang ada. Pada prakteknya kickback
sulit dicegah, peran audit dalam mengendalikan risiko ini sangat besar untuk
memastikan risiko ini tidak terjadi di perusahaan.
6. Menerima dan/atau membayar barang yang tidak dipesan. Sebenarnya
pada perusahaan yang sudah mengelola siklus pembeliannya dengan baik,
kemungkinan praktek ini kecil sekali untuk terjadi, namun mungkin saja dapat
terjadi. Menerima kiriman barang yang tidak dipesan mengakibatkan kenaikan
biaya pembelian maupun penyimpanan.
Untuk
menghindari risiko ini bagian penerimaan dan pembayaran barang harus
mendapatkan akses terhadap data pemesanan barang, agar pengecekan dapat
dilakukan secara langsung.
7. Kesalahan menghitung barang yang diterima. Untuk mendorong petugas
penerimaan untuk secara akurat menghitung kiriman, beberapa perusahaan
mendesain sistem pemrosesan permintaan agar para petugas bagian penerimaan
tidak mengetahui jumlah barang yang dipesan. Akan tetapi, petugas penerimaan
masih dapat mengetahui jumlah barang yang seharusnya dari slip pengepakan
setiap pesanan. Akibatnya terdapat godaan untuk hanya melakukan perbandingan
cepat atas jumlah yang diterima dengan jumlah yang ditunjukkan dalam slip
pengepakan. Oleh karena itu, perusahaan harus dengan jelas mengomunikasikan kepada
petugas penerimaan atas pentingnya perhitungan yang hati-hati dan akurat atas
semua kiriman. Beberapa perusahaan juga memberikan bonus bagi petugas
penerimaan untuk menangkap penyimpangan antara slip pengepakan dengan jumlah
yang sebenarnya diterima.
8. Pencurian persediaan. Beberapa prosedur pengendalian dapat
digunakan untuk menjaga persediaan dari kehilangan, di antaranya adalah:
a. persediaan disimpan di tempat yang aman dengan akses yang
terbatas;
b. semua perpindahan barang yang terjadi harus didokumentasikan;
c. perhitungan fisik secara periodik terhadap persediaan di gudang.
9. Kesalahan mencatat dan memasukkan data utang. Kesalahan dalam
pencatatan dan memasukkan pembayaran ke pemasok dapat mengakibatkan kesalahan
tambahan dalam laporan keuangan serta kinerja, dan kemudian dapat mengakibatkan
kesalahan pengambilan keputusan yang kurang baik.
Pengendalian
yang dapat dilakukan adalah membandingkan perbedaan dalam saldo rekening
pemasok sebelum dan setelah pemrosesan cek dengan jumlah total faktur yang
diproses. Total semua saldo rekening pemasok juga harus direkonsiliasikan
secara periodik dengan jumlah akun pengendali utang usaha dalam buku besar.
10. Penyalahgunaan kas atau cek. Pengeluaran yang merupakan penipuan,
terutama dikeluarkannya cek ke pemasok fiktif adalah jenis umum penipuan dalam
proses ini.
SELAMAT BELAJAR
Tidak ada komentar:
Posting Komentar