INISIASI 5
1. SIKLUS PENDAPATAN
Siklus
pendapatan adalah rangkaian aktivitas bisnis dan kegiatan pemrosesan informasi
terkait yang terus berulang dengan menyediakan barang dan jasa ke para
pelanggan dan menagih kas sebagai pembayaran dari penjualan-penjualan tersebut.
Pertukaran informasi eksternal yang paling utama dalam siklus ini adalah dengan
pelanggan. Informasi mengenai berbagai siklus pendapatan juga mengalir ke
siklus akuntansi lainnya. Contohnya, siklus pengeluaran dan siklus produksi menggunakan
informasi mengenai transaksi penjualan untuk memulai pembelian atau produksi
persediaan tambahan untuk memenuhi permintaan. Fungsi buku besar dan pelaporan
menggunakan informasi yang dihasilkan oleh siklus pendapatan untuk
mempersiapkan laporan keuangan dan kinerja.
Tujuan utama siklus pendapatan adalah untuk menyediakan produk yang tepat
di tempat dan waktu yang tepat dengan harga yang sesuai. Untuk mencapai tujuan
tersebut, pihak manajemen harus membuat beberapa keputusan penting berikut ini:
Sejauh apakah produk dapat dan harus disesuaikan
dengan tiap kebutuhan keinginan pelanggan?
Seberapa banyak persediaan yang harus dimiliki dan
di manakah persediaan tersebut ditempatkan?
Bagaimana seharusnya barang dagangan dikirim
kepada para pelanggan? Haruskah perusahaan melakukan fungsi pengiriman sendiri
atau menggunakan pihak ketiga yang mengkhususkan diri dalam pengiriman?
Berapakah harga optimal untuk setiap produk atau
jasa?
Haruskah kredit ditawarkan kepada pelanggan?
Berapa banyak kredit yang seharusnya diberikan ke
tiap pelanggan?
Apa syarat-syarat kredit yang seharusnya
diberikan?
Bagaimana pembayaran pelanggan dapat diproses
untuk memaksimalkan arus kas?
Pembahasan siklus pendapatan meliputi aktivitas dasar bisnis yang dilakukan
dalam siklus tersebut yaitu pemrosesan order penjualan dan piutang dagang.
Langkah awal dalam siklus pendapatan adalah penerimaan pesanan dari
pelanggan. Departemen bagian pesanan penjualan melakukan proses entri pesanan
penjualan yang mencakup 3 tahap yaitu 1) mengambil pesanan dari pelanggan, 2)
memeriksa dan menyetujui kredit pelanggan, dan 3) memeriksa ketersediaan
persediaan.
Sistem aplikasi order penjualan memuat prosedur-prosedur penerimaan dan
pengiriman order pelanggan serta menyajikan faktur-faktur yang menguraikan
produk, pelayanan, dan penilaian. DFD sistem aplikasi order penjualan dapat Anda
pelajari secara cermat pada Modul 6 halaman 6.2 BMP Sistem Informasi
Akuntansi/EKSI4312. Fungsi-fungsi pada sistem aplikasi order penjualan meliputi
fungsi order penjualan, fungsi produk/barang jadi, fungsi pengiriman, fungsi
penagihan, fungsi piutang dagang, dan fungsi buku besar.
Adapun penjelasan dari beberapa fungsi tersebut adalah berikut ini.
1. Pengiriman
Fungsi pengiriman memenuhi pesanan pelanggan dan mengirimkan barang
dagangan yang diinginkan tersebut. Proses pengiriman ini terdiri dari dua tahap
yaitu:
a. Mengambil dan mengepak pesanan
Kartu pengambilan barang yang dicetak
sesuai dengan entri pesanan penjualan akan memicu proses pengambilan dan
pengepakan. Para pekerja bagian gudang menggunakan kartu pengambilan barang
untuk mengidentifikasi produk mana, dan jumlah setiap produk, untuk
mengeluarkannya dari persediaan. Para pekerja bagian gudang mencatat jumlah
setiap barang yang diambil baik dalam kartu pengambilan barang jika menggunakan
dokumen kertas, maupun dengan memasukkan data ke dalam sistem jika formulir
elektronis yang digunakan. Persediaan kemudian akan dipindahkan ke departemen
pengiriman sesuai dengan order pengiriman.
b. Mengirim pesanan
Departemen
pengiriman membandingkan perhitungan fisik persediaan dengan jumlah yang
ditunjukkan dalam kartu pengambilan barang dan dengan jumlah yang ditunjukkan
dalam salinan pesanan penjualan yang dikirim secara langsung ke bagian
pengiriman dari entri pesanan penjualan. Setelah staf administrasi bagian
pengiriman menghitung barang yang dikirim dari gudang, jumlah pesanan
penjualan, nomor barang, dan jumlah barang akan dimasukkan dengan menggunakan
terminal on-line. Proses ini juga
menghasilkan slip pengepakan dan beberapa rangkap dokumen pengiriman. Dokumen
pengiriman adalah kontrak legal yang menyebutkan tanggung jawab atas barang
yang dikirim. Dokumen ini mengidentifikasi kurir, sumber, tujuan, dan instruksi
pengiriman lainnya, serta menunjukkan siapa (pelanggan atau pemasok) yang harus
membayar kurir tersebut. Slip pengepakan mendaftar jumlah dan keterangan setiap
barang yang dimasukkan dalam pengiriman tersebut. Salah satu keputusan utama
yang perlu dibuat ketika memenuhi dan mengirimkan pesanan pelanggan berkaitan
dengan pilihan metode pengiriman. Dahulu, banyak perusahaan memiliki armada
truk sendiri untuk pengiriman. Tetapi, terdapat beberapa perusahaan yang
menggunakan jasa pengiriman dengan out-sourcing
ke kurir komersial dengan tujuan mengurangi biaya dan memungkinkan perusahaan
untuk berfokus pada aktivitas bisnis mereka. Dalam hal ini, seringkali
dibutuhkan pembuatan bill of lading
yaitu dokumen yang menghubungkan pengirim dengan pembawa barang. Bill of lading dapat Anda pelajari pada
Modul 6 halaman 6.7 BMP Sistem informasi Akuntansi/EKSI4312.
2. Penagihan dan Piutang Usaha
Siklus pendapatan melibatkan penagihan ke para pelanggan dan memelihara
data piutang usaha.
a. Penagihan
Aktivitas penagihan hanyalah aktivitas
pemrosesan informasi yang mengemas ulang serta meringkas informasi dari entri
pesanan penjualan dan aktivitas pengiriman. Aktivitas ini membutuhkan informasi
dari departemen pengiriman yang mengidentifikasi barang dan jumlah yang
dikirim, serta informasi mengenai harga dan syarat khusus penjualan lainnya
dari departemen penjualan. Penagihan bertanggung jawab untuk membuat dokumen
dasar yang disebut faktur penjualan yang memberitahukan kepada pelanggan
mengenai jumlah yang harus dibayar dan kemana harus mengirimkan pembayaran.
Penagihan tidak mempunyai akses ke catatan-catatan keuangan. Penjelasan
mengenai sistem penagihan dapat Anda baca pada Modul 6 halaman 6.6 sampai
dengan 6.7 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312.
b. Piutang Dagang/Piutang Usaha
Fungsi piutang dagang/piutang usaha
melakukan tugas dasar yaitu menggunakan informasi dalam faktur penjualan untuk
mendebet rekening pelanggan dan mengkredit rekening tersebut ketika pembayaran
diterima.
Dua cara dasar untuk memelihara data
piutang dagang/piutang usaha adalah berikut ini.
v Pemrosesan akun
terbuka/metode faktur terbuka
Pada cara ini, para pelanggan biasanya membayar
sesuai dengan jumlah setiap faktur penjualan. Biasanya dua salinan faktur
dikirimkan kepada pelanggan, kemudian pelanggan diminta untuk mengembalikan
satu salinan tersebut bersamaan dengan pembayaran. Salinan ini adalah dokumen
yang dapat dikirimkan kembali (turnaround
document) yang disebut dengan pemberitahuan pengiriman uang (remittance advice). Pembayaran dari
pelanggan kemudian dihubungkan dengan faktur penjualan terkait.
v Pemrosesan saldo/metode
pembayaran gabungan
Para pelanggan tidak membayar setiap jumlah pada
faktur penjualan tetapi pengiriman uang dari pelanggan bersama pembayarannya
akan dihubungkan/dibebankan dengan total saldo piutang pelanggan.
Saudara mahasiswa, arus-arus transaksi dalam piutang dagang/piutang usaha
yang meliputi penerimaan kas, buku besar, pengembalian dan potongan penjualan
serta penghapusan piutang dagang/piutang usaha dapat Anda pelajari pada Modul 6
halaman 6.8 sampai dengan 6.11 BMP Sistem Informasi Akuntansi/EKSI4312 .
Dalam siklus pendapatan, SIA yang didesain dengan baik harus menyediakan
pengendalian yang memadai untuk memastikan bahwa tujuan-tujuan berikut ini
dicapai yaitu:
- Semua
transaksi telah diotorisasikan dengan benar
- Semua
transaksi yang dicatat valid (benar-benar terjadi)
- Semua
transaksi yang valid dan disahkan, telah dicatat
- Semua
transaksi dicatat denga akurat
- Aset
(kas, persediaan, dan data) dijaga dari kehilangan ataupun pencurian)
- Aktivitas
bisnis dilaksanakan secara efisien dan efekti
Tidak ada komentar:
Posting Komentar